Det centrale i et
tidsregistreringssystem er naturligvis
medarbejdere.
Det er her muligt at oprette, ændre
og slette samt se en lang række oplysninger om
medarbejderen.
Opret medarbejder
Når man opretter en medarbejder
kan det med fordel gøres via skabeloner.
Herved udfyldes en række oplysninger fra
skabelonen på den nye medarbejder.
Når der skal oprettes en medarbejder
spørges
efter følgende:
| Medarbejder nr. | Et unikt nummer til hver
medarbejder. Der kan med fordel
bruges samme nummer som anvendes i
lønsystem hvis der senere ønskes
at integrere direkte til
lønsystemet. |
| Navn | Medarbejderens fulde navn. |
| Ansat pr. den | Ansættelsesdato. Medarbejderen
skal have en ansættelsesdato for
at være ansat og dermed kunne
registrere tid i SmartTID. Datoen
bruges også til at gøre opmærksom
på jubilæer. |
| Skabelon | Vælges fra en liste over allerede
oprettede skabeloner. Læs
mere. |
Herefter er medarbejderen stort set
klar til at kunne stemple ind i SmartTID - dette gælder dog kun, hvis man benytter skabelon med påsat kladde, profil og aktuel arbejdskalender + at datoen for ansættelse ligger før 'i dag'.
Men er disse ting på plads, så mangler der kun at blive tage stilling til om vedkommende skal bruge sin smartphone og/eller terminal
med TAG eller pinkode.
Bemærk i øvrigt, at der kommer en advarsel, hvis kladde, profil og aktuel arbejdskalender mangler. Aktuel arbejdskalender betyder, at datoen for ikrafttræden er nået (= den virker for medarbejderen nu) og der tjekkes også for om der overhovedet ER en arbejdskalender. Mangler disse elementer, kan medarbejderen ikke registrere tid.
Man vil kunne se de manglende elementer som gule bjælker i medarbejderoversigten.
Man vil kunne se de manglende elementer som gule bjælker i medarbejderoversigten.
Rediger medarbejder
Ved hjælp af funktionen 'rediger
medarbejder' kan alle oplysninger på en
medarbejdere redigeres. Det er opdelt i faner,
der alle er beskrevet i tekst nedenfor. Her er
først en kort guide til de mest almindelige
indstillinger.
Personlig info:
Fanen 'Personlig info' er
stamoplysninger.
- Medarbejdernummer er den unikke kode, som
systemet bruger til at skelne
medarbejdere.
- Hvis der er udfyldt info i 'Telefon', vil
dette altid vises på knappen 'På arbejde'
på tablet og phone.
- Feltet 'mobiltelefon' kan skjules på denne
knap.
- Hvis medarbejderen skal bruge phone eller
skal oprettes som 'bruger' eller
'holdleder' skal feltet 'Email'
udfyldes.
- Hvis lønbilag ønskes tilsendt
medarbejderens private email-adresse, så
angives denne i 'Privat email' og i lønbilagsopsætningen sættes en markering i
feltet 'Send til privat email'.
Arbejdsinfo:
Fanen 'Arbejdsinfo' er
oplysninger om hvor medarbejderen hører til -
fx distrikt og afdeling. Men også de 'byggeklodser' der skal til for at registreringerne kan behandles i SmartTID. Således er det nødvendigt, at Kladde og Profil er sat på. Disse er sammen med Arbejdskalender (der vælges senere) obligatoriske felter, og hvis man opretter en medarbejder uden disse vil medarbejderne ikke kunne registrere tid, og der vil kommer en advarsels-popup, når man gemmer sit arbejde. Man kan naturligvis have behov for at oprette medarbejdere uden alle elementer er på plads endnu - men advarslen kommer og tidsregistrering vil ikke fungere, hvis man ikke får det udfyldt efterfølgende.
Indstillinger:
Fanen 'Indstillinger' giver
mulighed for at tildele medarbejderen
rettigheder:
- Vælges 'Aktiv' til vil der automatisk
blive oprettet en kladdelinje for
medarbejderen hver dag, hvis der er
defineret arbejdstider i vedkommendes arbejdskalender.
- Vælges 'Overfør til løn' vil de bogførte
registreringer sendes til det valgte lønsystem (hvis
der er et lønsystem
integreret).
- Denne indstilling giver mulighed for at
lade medarbejderen foretage registreringer
via smartphone. Bemærk, at det kræver, at
der er oplyst en mailadresse på fanen
'Personlig info'.
- Vælges denne til, vil der blive oprettet
en bruger til portalen. Der bør
efterfølgende redigeres i denne under
menupunktet 'IT opsætning' ->
'Brugere'. Men
umiddelbart overføres de
oplysninger her til brugerprofilen.
- Her vil koden til medarbejderens TAG
findes. Hvis feltet er tomt, vil
medarbejderen kunne fremsøges på en tablet
i listen over medarbejdere uden TAG.
- Kodeord er knyttet smartphone- og
portalbrugeren. Feltet skal udfyldes for
at funktionen 'Smartphonebruger fungerer.
Men det kan uafhængigt heraf redigeres
under 'IT opsætning' - 'Brugere' i
forbindelse opsætningen af med
portalbrugeren.
- Udfyldes 'Pin' kan medarbejderen tilgå
tablets uden et TAG.
- OBS: Der kan kun bruges tal.
Dimensioner:
Fanen 'Dimensioner' gør det
muligt at tilknytte de dimensioner, der måtte
være oprettet til medarbejderen.
Arbejdskalender:
Fanen 'Arbejdskalender' viser
hvilken eller hvilke arbejdskalendere, der
er valgt for medarbejderen. Hvis der er behov
for at skifte mellem forskellige
arbejdskalendere jævnligt, kan man gøre det
her.
- Bemærk, at man kan redigere eller oprette
nye arbejdskalendere her fra:
- Klik 'Funktioner'
- Vælg derefter 'Funktioner' længere nede i
drop downmenuen
- Gå direkte til redigering eller opret ny
individuel kalender.
Ansættelsesperiode:
Fanen 'Ansættelseperiode' giver
mulighed for at afslutte eller genstarte
ansættelsen af en medarbejder. Hvis man
tilføjer en slutdato til medarbejderne, vil
denne kunne sorteres fra i visninger fx i
forbindelse med lønbilag, tællertotaler
mv.
Klik på linjen for at redigere
og tilføje
data (1).
Det er muligt at angive en
anciennitetsdato, hvis ikke startdato er
gældende i forhold til anciennitet. Dette
benyttes ved overførsel af lønarter afhængig
af anciennitet. Læs mere her: Anciennitetsstyring.
Bemærkninger:
Fanen 'Bemærkninger' er en
mulighed for at kunne tilføre noter i fri
tekst tilhørende medarbejderen.
Det er muligt at få udskrevet
bemærkningerne på medarbejderes lønbilag.
Muligheden er som udgangspunkt slået fra. Man
kan aktivere udskrivning af bemærkninger under
opsætning af lønbilag. Se mere her: Opsætning af
lønbilag.
Tilskrivning:
Fanen 'Tilskrivning' er en
mulighed for at kunne tildele diverse
tilskrivninger, f.eks. ferie, til
medarbejderen. Se mere her: Opsætning af
tilskrivning.
De enkelte tilskrivninger kan
dato styres, så en tilskrivning f.eks. kun
kører i en angiven periode.
Det er muligt at tilknytte tilskrivninger til flere medarbejdere via denne kørsel.
Funktions-knappen
For enden af hver linje i medarbejderoversigten er der en knap - 'Funktioner'. Denne knap giver adgang til oplysninger knyttet til de 'begivenheder', der har været i medarbejderens ansættelsestid - fx fravær eller stemplinger.
- Stamoplysninger
- Fravær giver mulighed for at se det fravær, der er godkendt gennem tiden. Læs om godkendelse af fravær her og generering af fravær her.
- Beskeder sendt i tidens løb
- Personlige tillæg, der periodevis kan tilføjes oven i det, der er defineret i arbejdskalenderen. Kan knyttes til bestemte arbejdstyper, jobs mv.
- Arbejdsfunktion, der knyttes til et bestemt tillæg, og dette tillæg vil kun kunne udløses hvis den pågældende arbejdsfunktion er brugt i kladden.
- Kvalifikation er en mulighed for at knytte fx uddannelsesniveau, kurser eller specialviden til medarbejderens oplysninger.
- Registreringer
- Tidsposter er et arkiv over alle de jobregistreringer, der er foretaget gennem tiden. Disse kan tilbageføres til kladden hvis der er fejl i dem. Læs om større tilbageførsler her.
- Jobposter er et arkiv over alle de jobregistreringer, der er foretaget gennem tiden. Disse kan tilbageføres til kladden, hvis der er fejl i dem på samme måde som i tilfældet med tidsposter.
- App log giver et indblik i hvad der i tidens løb er registreret via vores apps - det er telefonapp eller tabletapp.
- Kørselsgodtgørelse fortæller om, hvad der i tidens løb er registreret af kørsel.
- Jobfiltre
- Her er det muligt at lægge filter på medarbejderen, så man fx kun kan se bestemte jobs, kan udføre bestemte operationer eller aktiviteter.
Vælg poster-funktionen/Send beskeder
Almindeligvis er alle linjer eller poster klikbare, hvilket medfører, at de åbner for redigering. Imidlertid findes en funktion kaldet 'Vælg poster', der gør det muligt at vælge posten frem for at redigere den. Således overgår posten fra at være klikbar til at være valgbar. Når en post er valgt, kan man gøre noget ved den. På medarbejdersiden er det muligt at sende beskeder, fuldstændig som ved 'Generer beskeder' under menupunktet 'Kørsler'.
Se denne guide:
- Ved hjælp af filtrering er antallet af medarbejdere snævret ind til 3 ud af 17 medarbejdere (der er sat 4 filtre).
- Der er klikket på 'Vælg poster'.
- Her er én medarbejder udvalgt ved at klikke på vedkommende - man kunne vælge flere på samme måde eller vælge alle ved at undlade at klikke på nogen specifikt.
- Efter valg klikkes på knappen 'Funktioner', hvor 'Send beskeder' vælges.
- Beskeden sendes til den eller de valgte medarbejdere pr. den givne dato. Vælges dags dato vil det medarbejderne modtage beskeden, så snart de logger ind på tablet eller app næste gang. Vælges en dato frem i tiden, vil det være første gang der logges ind på den givne dato.
Beskrivelse af felter
| Personlig info | |
|---|---|
| Medarbejder nr. | Et unikt nummer til
hver medarbejder. Der kan med
fordel bruges samme nummer som
anvendes i lønsystem hvis der
senere ønskes at integrere
direkte til lønsystemet. Det er muligt at
omdøbe en medarbejder ved blot
at taste et nyt nummer. Herved
ændre medarbejder nr. i hele
systemet hvor det ellers er
anvendt. |
| Navn | Medarbejderens fulde navn. |
| Adresse | Medarbejderens adresse |
| Post nr. | Postnummer |
| By | By |
| Telefon | Hvis telefon er udfyldt, kan
kollegaer se denne info via
"Kollegaer på arbejde" funktionen
og vil kunne ringe direkte op til
dette nr. Så disse numre bør være
arbejdsrelaterede
telefonnumre. |
| Mobiltelefon | Se beskrivelse for telefon. |
| Email | Fungerer også som det bruger ID
medarbejdere skal bruge til at
logge på SmartTID Phone. Det skal
være en email adresse med @ men
behøver ikke nødvendigvis være en
mail, der faktisk findes. Vær
opmærksom på, at hvis man ifm.
generering af lønbilag beder om,
at disse skal tilsendes
medarbejderne, og der i lønbilagsopsætningen ikke er sat flueben i
feltet 'Send til
privat email', så sendes lønbilag
til email-adressen angivet i
'Email'. |
| Privat email | Hvis man ifm. generering af
lønbilag beder om, at disse skal
tilsendes medarbejderne, og der i lønbilagsopsætningen er sat
flueben i feltet 'Send til privat
email', så sendes lønbilag til
email-adressen angivet i 'Privat
email'. |
| Initialer | Kan være hensigtsmæssig i mange
sammenhænge. Initialerne vises fx
i cirklen ud for navnet på
oversigtssiden. |
| Kontaktperson | Infofelt der kan udfyldes. |
| Pårørende | Infofelt der kan udfyldes. |
| Fødselsdato | Infofelt der kan udfyldes. |
| Sprog | Vælg et sprog fra listen. Dette
sprog styrer sprogvalg på SmartTID
Phone og SmartTID Terminal. |
| Arbejdsinfo | |
| Distrikt | Vælg evt.
hvilket distrikt
medarbejderen er knyttet
til. Læs
mere. Hvis
skabeloner bruges, vil
denne
kunne udfyldes automatisk. |
| Afdeling | Vælg evt. hvilken
afdeling medarbejderen er
knyttet til. Læs
mere. Hvis
skabeloner bruges, vil denne
kunne
udfyldes automatisk. |
| Medarbejdergruppe | Vælg evt. hvilket
medarbejdergruppe
medarbejderen er
tilhører. Læs
mere. Hvis skabeloner
bruges, vil denne kunne
udfyldes
automatisk. |
| Kladde | Vælg den kladde
registreringerne fra denne
medarbejder skal placeres
i. Læs
mere. Hvis skabeloner
bruges, vil denne kunne
udfyldes
automatisk. |
| Skabelon | Ved oprettelsen valgtes en af de
forudfyldte skabeloner. Læs
mere. |
| Løntype | Her vælges de forskellige
løntyper. Fx TIME, FUNK Hvis skabeloner
bruges,
vil denne kunne udfyldes
automatisk. |
| Lønbilag | Her vælges typen af lønbilag, som
medarbejderen skal
tilknyttes. |
| Arbejdsfunktion | Vælg evt. hvilken
arbejdsfunktion
medarbejderen har. Læs
mere. Hvis
skabeloner bruges, vil denne
kunne
udfyldes automatisk. |
| Profil | Vælg evt. hvilken
profil
medarbejderen
tilhører. Læs
mere. Hvis
skabeloner bruges, vil denne
kunne
udfyldes automatisk. |
| System ID | System ID |
| Holdleder | Vælg fra listen af holdledere hvem
medarbejderen er knyttet
til. |
| Indstillinger | |
| Aktiv | Hvis en medarbejder er
aktiv kan det bruges til
at indsætte kladdeliner
automatisk hver dag. På
denne måde kan det nemt
registreres, om en
medarbejder er syg eller
har glemt
ind-/udstempling. |
| Brug tolerancer | Tolerancer
er et 'vindue'
for ind- og
udstemplinger.
Hvis der fx er
opsat en
tolerance på
15 min. ved
mødetid om
morgenen, vil
en medarbejder
der møder kl.
6.50 i stedet
for få tiden
07:00.
Systemet
runder i dette
tilfælde op
til
07:00. |
| Overfør til løn | Marker her, hvis der skal
overføres til et
lønsystem. |
| Brug smartphone | Dette giver mulighed for at
benytte smartphone til
registrering. Det kræver at
oplysninger om hhv. email og
app-password er givet. |
| Portalbruger | Her markeres, hvis der samtidig
skal oprettes en bruger til
portalen. |
| Holdleder | Her markeres, hvis
medarbejdern skal have de
særlige rettigheder: En
holdleder må
se og redigere
egne
medarbejdere
og alt efter
godkendelsesniveau
må holdlederen
ændre,
godkende og
evt. bogføre
registreringer
i
SmartTID. |
| TAG | Her kan koden i et evt. tilknyttet
TAG ses. Et TAG er en RFID-chip
indeholdt i fx et 'kreditkort'
eller platikbrik. Bemærk, at det
ikke er det eventuelle udvendige
nummer på kort eller brik, men
chippens interne kode. |
| Kodeord | Kodeord til appen - det være
sig som smartphonebruger eller
som portalbruger. |
| Pin | Mulighed for at logge ind på
terminal med en kode i stedet
for med TAG. |
| Medarbejder nr. 2 | En medarbejder kan have to
forskellige medarbejdernumre -
hvilket fx bruges i nogle tilfælde
i forbindelse med overførsel til
lønsystemet. |
| Timer pr. dag | Medarbejderens gennemsnitlige
arbejdstimer pr. dag. |
| Dimensioner | |
Her kan de dimensioner,
der måtte være sat op
vælges. | |
| Arbejdskalender | |
Her kan tilvælges hvilken
arbejdskalender
medarbejderen er under -
eller der kan redigeres
eller opsættes nye
arbejdskalendere. Læs
mere. | |
| Ansættelsesperiode | |
Her noterer
man en
afslutning eller
genstart
af
ansættelsesforholdet. Klik på
linjen for
at kunne redigere
eller
brug
'Funktioner'-knappen
til højre. | |
| Startdato | Her noteres startdato -
bemærk at hvis en medarbejder
skal bruges samme dag, som
vedkommende oprettes, så skal
startdatoen rettes til en dato
før - fx dagen før. |
| Slutdato | En slutdato for
ansættelsesforholdet - dette
gør det umuligt at vælge
medarbejderen i forbindelse
med manuelle indtastninger i
kladden. |
| Beskrivelse | Fritekstfelt til notater. |
| Fratrædelsesårsag | Her kan vælges en årsag fra en
foruddefineret liste. Denne liste
kan redigeres under 'Generel
opsætning'. |
| Skabelon | Her kan det noteres hvilken
skabelon evt. tidligere
ansættelsesforhold
vedrørte. Læs
mere. |
| Anciennitets dato | Her kan angives en
anciennitetsdato,
hvis ikke startdato er
gældende i forhold
til anciennitet. Dette
benyttes ved
overførsel af lønarter
afhængig af
anciennitet. Læs
mere. |
| Bemærkninger | |
Fritekstfelt til
indtastning
af relevante
bemærkninger. | |
| Tilskrivning | |
| Startdato | Startdato for
tilskrivningen. |
| Slutdato | Eventuel slutdato for
tilskrivningen. |
| Tilskrivning | Kode fra tilskrivningsopsætning. |
| Beskrivelse | Fritekstfelt til
beskrivelse. |