Det centrale i et tidsregistreringssystem er naturligvis medarbejdere.

Det er her muligt at oprette, ændre og slette samt se en lang række oplysninger om medarbejderen.

Opret medarbejder

Når man opretter en medarbejder kan det med fordel gøres via skabeloner. Herved udfyldes en række oplysninger fra skabelonen på den nye medarbejder.

Når der skal oprettes en medarbejder spørges efter følgende:

Medarbejder nr.
Et unikt nummer til hver medarbejder. Der kan med fordel bruges samme nummer som anvendes i lønsystem hvis der senere ønskes at integrere direkte til lønsystemet.
Navn
Medarbejderens fulde navn.
Ansat pr. den
Ansættelsesdato. Medarbejderen skal have en ansættelses dato for at være ansat og dermed kunne registrere tid i SmartTID. Datoen bruges også til at gøre opmærksom på jubilæer.
Skabelon
Vælges fra en liste over allerede oprettede skabeloner. Læs mere.
Image Placeholder

Herefter er medarbejderen stort set klar til at kunne stemple ind i SmartTID. Der mangler kun at tage stilling til om vedkommen skal bruge sin smartphone og/eller terminal med TAG eller pinkode.

Rediger medarbejder

Ved hjælp af funktionen 'rediger medarbejder' kan alle oplysninger på en medarbejdere redigeres. Det er opdelt i faner, der alle er beskrevet i tekst nedenfor. Her er først en kort guide til de mest almindelige indstillinger.

Personlig info:

Image Placeholder

Fanen 'Personlig info' er stamoplysninger.

  1. Medarbejdernummer er den unikke kode, som systemet bruger til at skelne medarbejdere.
  2. Hvis der er udfyldt info i 'Telefon', vil dette altid vises på knappen 'På arbejde' på tablet og phone.
  3. Feltet 'mobiltelefon' kan skjules på denne knap.
  4. Hvis medarbejderen skal bruge phone eller skal oprettes som 'bruger' eller 'holdleder' skal feltet 'Email' udfyldes.
  5. Hvis lønbilag ønskes tilsendt medarbejderens private email-adresse, så angives denne i 'Privat email' og i lønbilagsopsætningen sættes en markering i feltet 'Send til privat email'.

Arbejdsinfo:

Image Placeholder

Fanen 'Arbejdsinfo' er oplysninger om hvor medarbejderen hører til - fx distrikt og afdeling.


Indstillinger:

Image Placeholder

Fanen 'Indstillinger' giver mulighed for at tildele medarbejderen rettigheder:

  1. Vælges 'Aktiv' til vil der automatisk blive oprettet en kladdelinje for medarbejderen hver dag, hvis der er defineret arbejdstider i vedkommendes arbejdskalender.
  2. Vælges 'Overfør til løn' vil de bogførte registreringer sendes til det valgte lønsystem (hvis der er et lønsystem integreret).
  3. Denne indstilling giver mulighed for at lade medarbejderen foretage registreringer via smartphone. Bemærk, at det kræver, at der er oplyst en mailadresse på fanen 'Personlig info'.
  4. Vælges denne til, vil der blive oprettet en bruger til portalen. Der bør efterfølgende redigeres i denne under menupunktet 'IT opsætning' -> 'Brugere'. Men umiddelbart overføres de oplysninger her til brugerprofilen.
  5. Her vil koden til medarbejderens TAG findes. Hvis feltet er tomt, vil medarbejderen kunne fremsøges på en tablet i listen over medarbejdere uden TAG.
  6. Kodeord er knyttet smartphone- og portalbrugeren. Feltet skal udfyldes for at funktionen 'Smartphonebruger fungerer. Men det kan uafhængigt heraf redigeres under 'IT opsætning' - 'Brugere' i forbindelse opsætningen af med portalbrugeren.
  7. Udfyldes 'Pin' kan medarbejderen tilgå tablets uden et TAG.
    1. OBS: Der kan kun bruges tal.
Dimensioner:

Image Placeholder

Fanen 'Dimensioner' gør det muligt at tilknytte de dimensioner, der måtte være oprettet til  medarbejderen.

Arbejdskalender:

Image Placeholder

Fanen 'Arbejdskalender' viser hvilken eller hvilke arbejdskalendere, der er valgt for medarbejderen. Hvis der er behov for at skifte mellem forskellige arbejdskalendere jævnligt, kan man gøre det her.
  • Bemærk, at man kan redigere eller oprette nye arbejdskalendere her fra:
Image Placeholder

  1. Klik 'Funktioner'
  2. Vælg derefter 'Funktioner' længere nede i drop downmenuen
  3. Gå direkte til redigering eller opret ny individuel kalender.

Ansættelsesperiode:

Image Placeholder

Fanen 'Ansættelseperiode' giver mulighed for at afslutte eller genstarte ansættelsen af en medarbejder. Hvis man tilføjer en slutdato til medarbejderne, vil denne kunne sorteres fra i visninger fx i forbindelse med lønbilag, tællertotaler mv.

Klik på linjen for at redigere og tilføje data (1).

Det er muligt at angive en anciennitetsdato, hvis ikke startdato er gældende i forhold til anciennitet. Dette benyttes ved overførsel af lønarter afhængig af anciennitet. Læs mere her: Anciennitetsstyring.

Bemærkninger:

Fanen 'Bemærkninger' er en mulighed for at kunne tilføre noter i fri tekst tilhørende medarbejderen.

Det er muligt at få udskrevet bemærkningerne på medarbejderes lønbilag. Muligheden er som udgangspunkt slået fra. Man kan aktivere udskrivning af bemærkninger under opsætning af lønbilag. Se mere her: Opsætning af lønbilag.

Tilskrivning:

Image Placeholder

Fanen 'Tilskrivning' er en mulighed for at kunne tildele diverse tilskrivninger, f.eks. ferie, til medarbejderen. Se mere her: Opsætning af tilskrivning.

De enkelte tilskrivninger kan dato styres, så en tilskrivning f.eks. kun kører i en angiven periode.


Beskrivelse af felter


Personlig info
 
Medarbejder nr.
Et unikt nummer til hver medarbejder. Der kan med fordel bruges samme nummer som anvendes i lønsystem hvis der senere ønskes at integrere direkte til lønsystemet.
Det er muligt at omdøbe en medarbejder ved blot at taste et nyt nummer. Herved ændre medarbejder nr. i hele systemet hvor det ellers er anvendt.
Navn
Medarbejderens fulde navn.
Adresse
Medarbejderens adresse
Post nr.
Postnummer
By
By
Telefon
Hvis telefon er udfyldt, kan kollegaer se denne info via "Kollegaer på arbejde" funktionen og vil kunne ringe direkte op til dette nr. Så disse numre bør være arbejdsrelaterede telefonnumre. 
Mobiltelefon
Se beskrivelse for telefon.
Email
Fungerer også som det bruger ID medarbejdere skal bruge til at logge på SmartTID Phone. Det skal være en email adresse med @ men behøver ikke nødvendigvis være en mail, der faktisk findes. Vær opmærksom på, at hvis man ifm. generering af lønbilag beder om, at disse skal tilsendes medarbejderne, og der i lønbilagsopsætningen ikke er sat flueben i feltet 'Send til privat email', så sendes lønbilag til email-adressen angivet i 'Email'. 
Privat email
Hvis man ifm. generering af lønbilag beder om, at disse skal tilsendes medarbejderne, og der i lønbilagsopsætningen er sat flueben i feltet 'Send til privat email', så sendes lønbilag til email-adressen angivet i 'Privat email'. 
Initialer
Kan være hensigtsmæssig i mange sammenhænge. Initialerne vises fx i cirklen ud for navnet på oversigtssiden. 
Kontaktperson
Infofelt der kan udfyldes.
Pårørende
Infofelt der kan udfyldes.
Fødselsdato
Infofelt der kan udfyldes.
Sprog
Vælg et sprog fra listen. Dette sprog styrer sprogvalg på SmartTID Phone og SmartTID Terminal.
Arbejdsinfo
 
Distrikt
Vælg evt. hvilket distrikt medarbejderen er knyttet til. Læs mere.
Hvis skabeloner bruges, vil denne kunne udfyldes automatisk.
Afdeling
Vælg evt. hvilken afdeling medarbejderen er knyttet til. Læs mere.
Hvis skabeloner bruges, vil denne kunne udfyldes automatisk.
Medarbejdergruppe
Vælg evt. hvilket medarbejdergruppe medarbejderen er tilhører. Læs mere.
Hvis skabeloner bruges, vil denne kunne udfyldes automatisk.
Kladde
Vælg den kladde registreringerne fra denne medarbejder skal placeres i. Læs mere.
Hvis skabeloner bruges, vil denne kunne udfyldes automatisk.
Skabelon
Ved oprettelsen valgtes en af de forudfyldte skabeloner. Læs mere.
Løntype
Her vælges de forskellige løntyper. Fx TIME, FUNK

Hvis skabeloner bruges, vil denne kunne udfyldes automatisk.
Lønbilag
Her vælges typen af lønbilag, som medarbejderen skal tilknyttes.
Arbejdsfunktion
Vælg evt. hvilken arbejdsfunktion medarbejderen har. Læs mere.
Hvis skabeloner bruges, vil denne kunne udfyldes automatisk.
Profil
Vælg evt. hvilken profil medarbejderen tilhører. Læs mere.
Hvis skabeloner bruges, vil denne kunne udfyldes automatisk.
System ID
System ID
Holdleder
Vælg fra listen af holdledere hvem medarbejderen er knyttet til.
Indstillinger
 
Aktiv
Hvis en medarbejder er aktiv kan det bruges til at indsætte kladdeliner automatisk hver dag. På denne måde kan det nemt registreres, om en medarbejder er syg eller har glemt ind-/udstempling.
Brug tolerancer
Tolerancer er et 'vindue' for ind- og udstemplinger. Hvis der fx er opsat en tolerance på 15 min. ved mødetid om morgenen, vil en medarbejder der møder kl. 6.50 i stedet for få tiden 07:00. Systemet runder i dette tilfælde op til 07:00.
Overfør til løn
Marker her, hvis der skal overføres til et lønsystem.
Brug smartphone
Dette giver mulighed for at benytte smartphone til registrering. Det kræver at oplysninger om hhv. email og app-password er givet.
Portalbruger
Her markeres, hvis der samtidig skal oprettes en bruger til portalen.
Holdleder
Her markeres, hvis medarbejdern skal have de særlige rettigheder: En holdleder må se og redigere egne medarbejdere og alt efter godkendelsesniveau må holdlederen ændre, godkende og evt. bogføre registreringer i SmartTID.
TAG
Her kan koden i et evt. tilknyttet TAG ses. Et TAG er en RFID-chip indeholdt i fx et 'kreditkort' eller platikbrik. Bemærk, at det ikke er det eventuelle udvendige nummer på kort eller brik, men chippens interne kode.
Kodeord
Kodeord til appen - det være sig som smartphonebruger eller som portalbruger.
Pin
Mulighed for at logge ind på terminal med en kode i stedet for med TAG.
Medarbejder nr. 2
En medarbejder kan have to forskellige medarbejdernumre - hvilket fx bruges i nogle tilfælde i forbindelse med overførsel til lønsystemet.
Timer pr. dag
Medarbejderens gennemsnitlige arbejdstimer pr. dag.
Dimensioner
 

Her kan de dimensioner, der måtte være sat op vælges.
Arbejdskalender
 

Her kan tilvælges hvilken arbejdskalender medarbejderen er under - eller der kan redigeres eller opsættes nye arbejdskalendere. Læs mere.
Ansættelsesperiode
 

Her noterer man en afslutning eller genstart af ansættelsesforholdet.
Klik på linjen for at kunne redigere eller brug 'Funktioner'-knappen til højre.
Startdato
Her noteres startdato - bemærk at hvis en medarbejder skal bruges samme dag, som vedkommende oprettes, så skal startdatoen rettes til en dato før - fx dagen før.
Slutdato
En slutdato for ansættelsesforholdet - dette gør det umuligt at vælge medarbejderen i forbindelse med manuelle indtastninger i kladden.
Beskrivelse
Fritekstfelt til notater.
Fratrædelsesårsag
Her kan vælges en årsag fra en foruddefineret liste. Denne liste kan redigeres under 'Generel opsætning'.
Skabelon
Her kan det noteres hvilken skabelon evt. tidligere ansættelsesforhold vedrørte. Læs mere.
Anciennitets dato
Her kan angives en anciennitetsdato, hvis ikke startdato er gældende i forhold til anciennitet. Dette benyttes ved overførsel af lønarter afhængig af anciennitet. Læs mere.
Bemærkninger
 

Fritekstfelt til indtastning af relevante bemærkninger.
Tilskrivning
 
Startdato
Startdato for tilskrivningen.
Slutdato
Eventuel slutdato for tilskrivningen.
Tilskrivning
Beskrivelse
Fritekstfelt til beskrivelse.