Gennemgang af hvordan Lønbilag sættes op i portalen og hvilke muligheder, der findes for at få det ønskede resultat.

Som udgangspunkt findes et 'Standard lønbilag' i SmartTID. Men det kan være hensigtsmæssigt at tilføje flere lønbilag, hvis man fx har flere forskellige medarbejdergrupper, der har forskellige behov for information eller sammensætning af lønbilaget.

Opret lønbilag


  • Klik på knappen '+ Nyt lønbilag'.
Image Placeholder

I pop up-vinduet indsættes nu disse oplysninger:

  1. Navn på lønbilaget - dette er den kode, systemet bruger.
  2. Beskrivelse til forklaring/uddybning.
  3. Ønsker man at kopiere opsætningen fra et af de eksisterende lønbilag kan man benytte denne funktion.
Klik på knappen Fortsæt.

Dette billede kommer nu op. Der kan fra- og tilvælges kolonner. Vælg her dit nye lønbilag ved at klikke på det eller vælg Rediger under Funktioner:

Image Placeholder

Der åbner nu et redigeringsvindue med tre faner:

Image Placeholder

Den første fane er udfyldt allerede (Lønbilag navn/kode og beskrivelse), så det er fanen 'Indstillinger', der er interessant her:

  1. Her vælger vi at vise logtid, altså den tid, der reelt er stemplet på phone, tablet eller terminal.
  2. Vi viser også den tid der bruges i systemet, altså fx efter tolerancetid og afrunding.
  3. Da vi i dette tilfælde arbejder med timelønnede, der ikke har normtider, vælges denne ikke her. Men ofte vil den være praktisk at have med.
  4. Vi viser pauser...
  5. ...men ikke betalte pauser, da disse timelønnede ikke får betalt pause.
  6. Hvis privat email adresse benyttes på medarbejderen, så kan der vælges om lønbilag ønskes sendt til denne ved afsendelse af PDF lønbilag.
  7. Vi vælger 'Vis kolonner som tid' fra, da vi ønsker tiden vist som decimaltal (7,5 timer) i stedet for 7:30.
  8. Det er muligt at medtage alle poster inkl. ikke-bogførte poster. Det kan have den fordel, at man kan vise lønbilaget til andre i organisationen, der måske skal kommentere inden færdiggørelse, selvom de ikke har adgang til SmartTID. Men det kan også forvirre, at disse poster optræder, selvom de ikke er med i lønnen.
  9. 'Komprimer kolonner' betyder, at lønbilaget kun kommer ud med de kolonner, der er data i. Dette er en stor fordel i de tilfælde, hvor der er mange kolonner, der evt. vil få lønbilaget til at fylde flere sider.
  10. Det er muligt at medtage indhold fra bemærkningsfelt på medarbejderens stamdata.
  11. Ved mange kolonner kan det være en fordel at udskrive i Landscape (liggende format).
  12. Man kan vælge at medtage de bemærkninger, der måtte blive skrevet ind på dagens tids- og jobposteringer.
  13. Af bl.a. pladsmæssige årsager kan specifikke bemærkninger fravælges. Bemærkningen kan også være irrelevant for medarbejderen. Hele bemærkningen skrives ind her. Hvis der er flere adskilles de af semikolon.
  14. Det er muligt at medtage registreret kørselsgodtgørelse for perioden.
  15. Det er muligt at medtage jobposter for perioden.
Vi går videre til fanen 'Kolonner':

Image Placeholder

  1. Klik på knappen '+Ny kolonne'
  2. Skriv navn på den første af de kolonner, der skal vises på lønbilaget.
  3. Tryk 'Gem'.

Image Placeholder

  1. Der er nu oprettet en kolonne med navnet 'Arbejdstid'. Klik på linjen for at vælge indhold - foreløbig består kolonnen blot af en overskrift.
  2. Vælg den eller de arbejdstype(r), der skal indregnes i kolonnen. Her er det 'Normaltid'. 
  3. Klik på 'Tilføj'.
    1. Hvis der skal være flere arbejdstyper samlet i én kolonne, fremsøger man nu endnu en arbejdstype og klikker igen på 'Tilføj'. Proceduren kan gentages adskillige gange, hvis nødvendigt.
  4. Når kolonnen er fyldt med de arbejdstyper, der er nødvendige, klikker man videre på '+ Ny kolonne' og opretter flere kolonner.
  • Rækkefølge. Hvis man ønsker at ændre på rækkefølgen af sine kolonner, kan man trække dem enten op eller ned, så de finder en ny plads i rækkefølgen.
Image Placeholder


Indstillinger
 
Vis logtid
En start- og slutkolonne viser den første log starttid og den sidste log sluttid. Tiden er den medarbejderen har trykket "stemple ind" eller "stemple ud" på deres enhed hvad enten der er smartphone, terminal, web terminal eller panel.
Vis tid
Viser den første starttid og den sidste sluttid. Denne tid er korrigeret for eventuelle tolerancer og afrundinger.
Vis normtid
En kolonne der viser den forventede normtid på dagen jf. medarbejderens arbejdskalender.
Vis pauser
Den samlede pause tid der er holdt på dagen. Det gælder både faste pauser fra arbejdskalenderen og evt. manuelle stemplede pauser. Det er kun den egen betalte pausetid der vises i denne kolonne.
Vis betalte pauser
Betalt pausetid der vises i denne kolonne.
Send til privat email
Hvis privat email adresse benyttes på medarbejderen, så kan der vælges om lønbilag ønskes sendt til denne ved afsendelse af PDF lønbilag.
Medtag kørselsgodtgørelse
Kørselsgodtgørelse for perioden vil blive udskrevet i en separat sektion efter tæller totalerne.
Medtag jobposter
Jobposterfor perioden vil blive udskrevet i en separat sektion efter tæller totalerne.
Vis kolonner som tid
Standard vises de kolonner der kan sættes op i lønbilaget som decimal timer - eks. 7,50 time. Det kan ændres med denne option så der vises timer/minutter i stedet hvor det så ville blive til 7:30.
Medtag ikke bogførte
Vær varsom med at aktivere denne. Normalt viser lønbilaget kun de timer der er godkendt og bogført, men med denne option kan timer der endnu ikke er godkendt og bogført i kladden medtages. Det kan være relevant hvis lønbilaget bruges til godkendelse hos andre som ikke skal have adgang til SmartTID.
Komprimer kolonner
For at spare plads på lønbilaget som hurtig kan komme til at fylde flere sider hvis der er mange kolonner, så kan man med fordel komprimere kolonner som betyder at kun de kolonner der har værdier i den pågældende periode. Så har man eks. en kolonne til helligdage, så vises denne kun når der har været en helligdag.
Inkluder medarbejder bemærkning
Indhold fra bemærkninger på medarbejderen kan udskrives på lønbilaget. Bemærkningerne vil blive udskrevet i en separat sektion efter tæller totalerne.
Landscape
Lønbilag kan udskrives i liggende format.
Vis bemærkninger
De bemærkninger som kan være tastet af medarbejderen selv hvis de eks. bliver spurgt efter det ifm. møde for sent osv. Det kan også være bemærkninger som er tilknyttet af vedkommende der godkender timerne i kladden.
Vis ikke bemærkninger
Specifikke bemærkninger fra tids- og jobposter kan fravælges.

Video




Gælder fra version:
Portal 0.3.3
Database 6.17.33