Vidensbase

Se video i bunden af dokumentet

Kladderne benyttes af godkenderne til at kontrollere, evt. tilrette og endelig godkende og bogføre de registreringer, som medarbejderne har foretaget i SmartTID.

Hver eneste gang der foretages en registrering i SmartTID enten fra en PC, en tablet, en smartphone eller fra Timesheet, dannes automatisk linjer i den kladde, som medarbejderen tilhører.

Bemærk: Der findes en kolonne ('Info'), der oplyser om registreringen kommer fra Timesheet, hvor man så kan se, om medarbejderen har godkendt sin registrering eller ej.

Der kan altså være et uendeligt antal kladder i SmartTID, således at medarbejderne ”kan ende” hos forskellige godkendere.

Man kan altså så at sige ”følge slagets gang” til enhver tid ved at kigge i kladden.

Hvis det ønskes, kan der hver nat foretages en kørsel, som genererer en ”tom” linje i kladden for alle aktive medarbejdere.

Bemærk, at 'aktiv' ikke er det samme som 'ansat'. Aktiv henviser til, at der aktivt indsættes en tom kladdelinje for hver dag, der er timer sat ind i arbejdskalenderen for den givne medarbejder.

Godkend kladdelinje

Når en registrering foretages oprettes en linje i kladden. Denne linje har oplysning om dato, medarbejder, klokkeslæt og evt. job eller andre informationer.

Disse kladdelinjer skal godkendes og bogføres for evt. at kunne sendes til fx et lønsystem eller til analyse.

1. Den lille checkbox giver mulighed for at folde alle data knyttet til kladdelinjerne ud, hvis man markerer her.
   
2. På tilsvarende måde kan man folde oplysninger om den enkelte kladdelinjen ud, hvis man klikker på det.
   
3. Linjen med tidsregistreringer rummer oplysninger om alle de data, der knytter sig til registreringen:
   
1. Start- og sluttid fortæller om dét systemet regner ud fra. Det er tiden efter afrunding, tolerance mv.
   
2. Logstart og -slut er den reelle tid for ind- og udstempling via tablet, smartphone eller webterminal.
   
3. Desuden kan der være oplysninger om afdeling, kørselsregnskab mv.
   
4. Jobregistreringer har dog sin egen sektion, hvor ind- og udstempling, jobnavn og operationer fremgår.
   
5. Ligesom pause har sin egen sektion.
   
6. Smileyen på linjen markere tre scenarier: Grøn = normtid opfyldt. Gul = klar til godkendelse, men ingen normtid. Rød = ufuldstændig registrering.
   
7. Den røde kasse både en statusmeddelelse (Godkendt/Ikke godkendt) er en knap, der kan bruges, hvis man ønsker at godkende linjer enkeltvis. 
   
8. Hver enkelt linje har en funktionsknap, der giver adgang til redigere, godkend/bogfør/genberegn + genvej til medarbejderdata. Læs mere om disse genveje her.
   
9. Hvis man ikke ønsker at godkende hver enkelt linje, kan man bruge denne funktionsmenu, der giver adgang til at godkende/bogføre alt, hvad der kan godkendes/bogføres i hele kladden.
   
10. Det er muligt at filtrere data, så man bedre kan danne sig overblik over de registreringer, man kan se i kladden.
    
11. Det er muligt at eksportere data i forskellige formater.
    
12. Man kan via denne menu styre hvor mange kolonner, man ønsker at se i kladden. Fx er det muligt at skjule kolonnen 'GPS' hvis man ikke benytter sig af GPS-logging på registreringer via smartphone.
    
13. Hvis man ønsker at se andre kladder, end den, der umiddelbart vises, er det her, man ændrer det.
    

Opret en kladdelinje

• Klik på knappen '+ Ny Kladdelinje'
  
• Angiv dato og medarbejder (nr. eller navn) i pop up-vinduet
  

Der åbner nu et vindue, 'Rediger Kladdelinje' med navnet på den pågældende medarbejder.

1. Vinduet er åbnet på menupunktet 'Tid'. 
   
1. Man kan skifte til de øvrige faner og udfylde/redigere dem efter behov.
   
2. Linjen, der er oprettet, er som udgangspunkt tom bortset fra, at arbejdstype er valgt. 
   
1. Klik på linjen for at fylde data ind og gå videre til de øvrige menupunkter.
   
2. Hvis der allerede er data, og disse skal redigere, klik da på linjen er redigér.
   
3. Som udgangspunkt er datoen på hhv. starttid og sluttid sat til den dato, der blev angivet, da kladdelinjen blev oprettet. Men hvis arbejdstiden går henover midnat, kan man redigere datoen, så det kommer til at passe med datoskiftet.
   

Redigér en kladdelinje

I kladdeoversigten kan man let redigere de enkelte registreringer enkeltvis eller hele linjen og alle data samlet.

Video gennemgang