Se video i bunden af dokumentet

Kladderne benyttes af godkenderne til at kontrollere, evt. tilrette og endelig godkende og bogføre de registreringer, som medarbejderne har foretaget i SmartTID.

Hver eneste gang der foretages en registrering i SmartTID enten fra en PC, en tablet, en smartphone eller fra Timesheet, dannes automatisk linjer i den kladde, som medarbejderen tilhører.
Bemærk: Der findes en kolonne ('Info'), der oplyser om registreringen kommer fra Timesheet, hvor man så kan se, om medarbejderen har godkendt sin registrering eller ej.

Der kan altså være et uendeligt antal kladder i SmartTID, således at medarbejderne ”kan ende” hos forskellige godkendere.
Man kan altså så at sige ”følge slagets gang” til enhver tid ved at kigge i kladden.

Hvis det ønskes, kan der hver nat foretages en kørsel, som genererer en ”tom” linje i kladden for alle aktive medarbejdere.
Bemærk, at 'aktiv' ikke er det samme som 'ansat'. Aktiv henviser til, at der aktivt indsættes en tom kladdelinje for hver dag, der er timer sat ind i arbejdskalenderen for den givne medarbejder.


Godkend kladdelinje


Når en registrering foretages oprettes en linje i kladden. Denne linje har oplysning om dato, medarbejder, klokkeslæt og evt. job eller andre informationer.
Disse kladdelinjer skal godkendes og bogføres for evt. at kunne sendes til fx et lønsystem eller til analyse.

Image Placeholder


  1. Den lille checkbox giver mulighed for at folde alle data knyttet til kladdelinjerne ud, hvis man markerer her.
  2. På tilsvarende måde kan man folde oplysninger om den enkelte kladdelinjen ud, hvis man klikker på det.
  3. Linjen med tidsregistreringer rummer oplysninger om alle de data, der knytter sig til registreringen:
    1. Start- og sluttid fortæller om dét systemet regner ud fra. Det er tiden efter afrunding, tolerance mv.
    2. Logstart og -slut er den reelle tid for ind- og udstempling via tablet, smartphone eller webterminal.
    3. Desuden kan der være oplysninger om afdeling, kørselsregnskab mv.
  4. Jobregistreringer har dog sin egen sektion, hvor ind- og udstempling, jobnavn og operationer fremgår.
  5. Ligesom pause har sin egen sektion.
  6. Smileyen på linjen markere tre scenarier: Grøn = normtid opfyldt. Gul = klar til godkendelse, men ingen normtid. Rød = ufuldstændig registrering.
  7. Den røde kasse både en statusmeddelelse (Godkendt/Ikke godkendt) er en knap, der kan bruges, hvis man ønsker at godkende linjer enkeltvis. 
  8. Hver enkelt linje har en funktionsknap, der giver adgang til redigere, godkend/bogfør/genberegn + genvej til medarbejderdata.
  9. Hvis man ikke ønsker at godkende hver enkelt linje, kan man bruge denne funktionsmenu, der giver adgang til at godkende/bogføre alt, hvad der kan godkendes/bogføres i hele kladden.
  10. Det er muligt at filtrere data, så man bedre kan danne sig overblik over de registreringer, man kan se i kladden.
  11. Det er muligt at eksportere data i forskellige formater.
  12. Man kan via denne menu styre hvor mange kolonner, man ønsker at se i kladden. Fx er det muligt at skjule kolonnen 'GPS' hvis man ikke benytter sig af GPS-logging på registreringer via smartphone.
  13. Hvis man ønsker at se andre kladder, end den, der umiddelbart vises, er det her, man ændrer det.


Opret en kladdelinje


  • Klik på knappen '+ Ny Kladdelinje'
    • Angiv dato og medarbejder (nr. eller navn) i pop up-vinduet
Der åbner nu et vindue, 'Rediger Kladdelinje' med navnet på den pågældende medarbejder.

Image Placeholder

  1. Vinduet er åbnet på menupunktet 'Tid'. 
    1. Man kan skifte til de øvrige faner og udfylde/redigere dem efter behov.
  2. Linjen, der er oprettet, er som udgangspunkt tom bortset fra, at arbejdstype er valgt. 
    1. Klik på linjen for at fylde data ind og gå videre til de øvrige menupunkter.
    2. Hvis der allerede er data, og disse skal redigere, klik da på linjen er redigér.
    3. Som udgangspunkt er datoen på hhv. starttid og sluttid sat til den dato, der blev angivet, da kladdelinjen blev oprettet. Men hvis arbejdstiden går henover midnat, kan man redigere datoen, så det kommer til at passe med datoskiftet.

Redigér en kladdelinje


I kladdeoversigten kan man let redigere de enkelte registreringer enkeltvis eller hele linjen og alle data samlet.

Image Placeholder

  1. Klik på det lille plus for at folde detaljerne for den enkelte linje ud.
  2. Fold evt. alle linjer på siden ud ved at markere i check boksen øverst.
  3. Klik på linjen for at gå til redigering, hvis der er flere detaljer, der skal rettes.
  4. Eller klik på de enkelte 'Redigér'-links for at redigere direkte.


Kladden/Kladdeoversigt
Først oplistes herunder de knapper, der findes som redskaber i kladden. Herefter beskrives de forskellige kolonner, der kan sættes op.
Knap: Ny kladdeline
Tilføj en ny kladdelinje, der kan udfyldes manuelt. Se under 
Knap: Funktioner
Vælg mellem de tre funktioner: Godkend, Bogfør og Genberegn.
Når tiderne i en given kladdelinje er i orden kan de godkendes. Dette er første trin af proceduren for at sende data til databasen.
Godkendte tider kan bogføres og dermed forsvinde de fra kladden. Nu er de tilgængelige for fx lønsystemet, hvis der er valgt integration til et sådant.
Hvis der er foretaget ændringer i registreringerne i godkendelsesprocessen kan kladden genberegnes, så ændringerne fremgår.
Knap: Filter
Her kan filtreres ved hjælp af et tidsfilter eller et statusfilter (rød, gul eller grøn smiley).
Knap: Export
Vælg her en metode til at trække data ud af SmartTID.
Knap: Kolonner
Vælg hvilke kolonner, der skal være synlige i kladdeoversigten. Nedenfor er en gennemgang af alle kolonneoverskrifter/-funktioner. Man kan som sagt fravælge en eller flere kolonner.
Knap: Kladde (navn på kladde)
Vælg hvilken kladde du vil se - typisk vil en medarbejders løntype afgøre, hvilken kladde han eller hun tilhører. 
Felt: Hurtig søgning
Med dette flet kan de søges på tværs af alle oplysninger i kladden. Ønsker man fx kun at se en enkelt medarbejder, kan man skrive dennes kode eller navn, hvorefter det kun vil være linjer med disse oplysninger, der vises. Det kan også være job, dato eller arbejdskalender, man søger på.
 
 
'Plusset'
Det lille plus - også kaldet 'Status beskrivelse' - giver ved et klik adgang til et hurtigt overblik over de data, der er indeholdt i den enkelte kladdelinje.
Dato
Datoen for registreringens begyndelse.
Medarbejder, arbejdskalender
Kode for og navn på medarbejder samt hvilken arbejdskalender denne er under.
Arbejdstype
Her ses hvilken arbejdstype, medarbejderen har benyttet den givne dag. Har der været flere arbejdstyper i spil, vil der vises seneste arbejdstype og forrige arbejdstype samt en markering med prikker, hvis der har været endnu flere arbejdstyper i brug. Alle arbejdstyper vil fremgå af den udfoldede kladdelinje (benyt 'plusset').
Total
Den samlede arbejdstid fratrukket eventuel pausetid.
Pause
Den registrerede pausetid.
Norm
Den givne normtid for medarbejderen, hvis en sådan er defineret (fx 7,5 timer). Læs mere.
Normal start/end
Her kan faste møde- og gåtider defineres. 
Job
Her ses jobtiden - altså den tid der er registreret på givne jobs i løbet af dagen. Totaltid og jobtid kan være det samme men behøver ikke at være det. 
Bemærk (Tid)
Er der tilføjet bemærkninger af enten medarbejder eller godkender til den overordnede tid, dagens tid, ses det her. 
Billede tid
Er der tilføjet billedmateriale (via appen) til den overordnede linje, dagens linje, ses det her.
Bemærk (job) 
Er der tilføjet bemærkninger af enten medarbejder eller godkender til den tid, der er registret på et givent job, ses det her. 
Billede job
Er der tilføjet billedmateriale (via appen) til et givent job ses det her. 
GPS
Hvis der er registreret GPS-signal i forbindelse med brugen af smartphone ses det her.
Status 
En linje kan have tre statusser - rød, gul eller grøn smiley.
Smileyen skal lette overblikket over kladden, og den kan have en af følgende 3 betydninger:

* Rød betyder, at linjen ikke kan godkendes. Der mangler oplysninger før registreringen er komplet. 

* Gul betyder, at linjen kan godkendes. Registreringen er komplet, men evt. normtid ikke er opfyldt. Linje kan godkedes.

* Grøn betyder at registreringen er komplet og at normtiden er opfyldt. Linjen kan godkendes.

Hvis man således ikke opererer med normtider vil man aldrig have grønne smileyer.
Godkend
Med denne knap kan linjen godkendes - ønskes mange linjer godkendt på én gang, skal man benytte knappen 'Funktioner' øverst på siden til venstre.  
Knap: Funktioner 
Knappen for enden af linjen giver mulighed for at redigere linjen (kan også gøres ved blot at klikke på selve linjen), slette linjen, godkende, bogføre eller genberegne linjen. 
 
 
Rediger kladdelinje
 
Kladdelinjeinfo 
Dette er de grundlæggende informationer om linjen.
- Godkendt 
Om linjen er godkendt eller ej - det er her, man kan ændre status tilbage fra 'godkendt' til 'ikke godkendt'.
- Dato 
Datoen som registreringerne vedrører.
- Medarbejder
Medarbejderens navn og kode. 
- Arbejdskalender
Medarbejderens arbejdskalender.
 
 
Tid
Dette er oplysningerne om de overordnede tider, ind- og udstemplingstiderne. 
Knap: Ny tid 
Indsæt en ekstra linje med tider. 
- Arbejdstype
Arbejdstypen gældende for det linjen/det tidsrum, der er stemplet i.
- Starttid
Den tid logstarttiden evt. måtte afrundes til. 
- Logstart
Den rå starttid - altså den tid, hvor der rent faktisk blev stemplet ind på tablet, phone osv.
Er der ingen tid, vil det enten være en automatisk tid eller en manuelt indlagt tid. 
- Logslut 
Den tid logsluttiden evt. måtte afrundes til 
- Sluttid
Den rå starttid - altså den tid, hvor der rent faktisk blev stemplet ind på tablet, phone osv.
Er der ingen tid, vil det enten være en automatisk tid eller en manuelt indlagt tid.
- Totaltid 
Den totale arbejdstid efter der er trukket evt. pausetid fra og evt. afrunding er sket. 
- Pausetid 
Den tid der er brugt på pause i løbet af arbejdstiden. 
- Bemærkninger 
Fritekstfelt til godkenderen for at angive evt. kommentarer til registreringerne på linjen. 
- Afdeling
Oplysning om den afdeling som arbejdet er knyttet til. 
- Arbejdsfunktion
Medarbejderens arbejdsfunktion. 
- Knap: Funktioner 
Vælg her 'rediger' eller 'slet' - eller klik på selve linjen.
 
 
Pause
 
Knap: Ny pause 
Opret en ny pause. 
- Pausestart
Tidspunktet for pausens start. 
OBS - kan også angive et tidsrum, se 'Relativ'.
- Længde
Antal timer og minutter, som pausen har været. 
- Betalt
Om pausen betales af arbejdsgiveren eller af arbejdstageren. 
- Relativ
Hvis feltet 'relativ' er markeret, betyder det, at pausestart ikke er et klokkeslet, men det antal timer/minutter, der skal gå, før en pause aktiveres, fx 4 timer. I det tilfælde begynder pausen ikke kl. 04, men 4 timer efter indstemplingen. 
- Pausetid 
Viser den samlede pausetid. Feltet har relevans når 'relativ' er aktiveret. Her vil man kun kunne se mængden af pause i denne kolonne. 
 
 
Tillæg
 
Knap: Nyt tillæg
Opret et nyt tillæg. 
- Starttid 
Det tidspunkt et tillæg skal aktiveres.
OBS - kan også angive et tidsrum, se 'Relativ'
- Sluttid
Det tidspunkt et tillæg skal afsluttes. 
- Relativ
Hvis feltet 'relativ' er markeret, betyder det, at tillægsstart ikke er et klokkeslet, men det antal timer/minutter, der skal gå, før et tillæg udløses, fx efter 4 timer. I det tilfælde begynder tillægget ikke kl. 04, men 4 timer efter indstemplingen 
- Relative fra 
I dette felt skrives et tidspunkt ind for at definere, hvornår et givent relativt tillæg kan udløses fra - fx et tillæg der udløses efter 4 timer i todsrummet fra kl. 06-18. I det tilfælde skrives 06:00 i feltet.
- Relative til 
I dette felt skrives et tidspunkt ind for at definere, hvornår et givent relativt tillæg ikke kan udløses længere - fx et tillæg der udløses efter 4 timer i tidsrummet fra kl. 06-18. I det tilfælde skrives 18:00 i feltet.
- Arbejdstype 
Den arbejdstype, som tillægget vedrører 
- Tillægstid 
Viser tillæggets samlede tid - dette er under indflydelse af arbejdstiden og af den faste værdi (se denne). 
- Fast værdi 
En mulighed for at lade et tillæg tælle ekstra - fx hvis et tillæg skal tælle to timer istedet for én. I det tilfælde vil man skulle skrive '2' her.  
 
 
Jobs 
 
- Starttid 
Stattiden for jobbet. Denne kan evt. være afrundet, hvis der bruges afrundingsregler.
- Sluttid
Stattiden for jobbet. Denne kan evt. være afrundet, hvis der bruges afrundingsregler. 
- Job 
Jobnr. og beskrivelse.
- Operation 
Den valgte operation til jobbet, hvis der er oprettet operationer. 
- Aktivitet 
Den valgte aktivitet til jobbet, hvis der er oprettet aktiviteter. 
- Antal
Antal (ikke tid) på en job registrering. 
- Bemærkninger 
Fritekstfelt til at notere evt. bemærkninger.

Video gennemgang




Gælder fra version:
Portal 0.4.12
Database 6.17.56