Arbejdskalender - SmartTID Portal Support

Et centralt element i SmartTID er arbejdskalenderen, der bruges til beregning af arbejdstider samt regler for tillæg og overtid ud fra start- og sluttiden på en kladdelinje.

Hvis der ønskes normtider for medarbejderne, er det her disse defineres.

Bemærk, at arbejdskalenderen skal være meget præcis og at der er mange muligheder for at 'fare vild' i opsætningen, hvorfor vi anbefaler, at man sætter arbejdskalendere op med sin SmartTID-konsulent.

Klik på knappen [+ Ny Arbejdskalender]

Giv hver enkelt arbejdskalender en unik kode, som SmartTID bruger til at skelne de forskellige kalendere fra hinanden.
Udfyld fritekstfeltet 'Beskrivelse' til nærmere præsentation.
Funktionen 'Kopier fra arbejdskalender' gør det muligt at trække alle data fra en eksisterende kalender over i en ny. Fx kan to medarbejdergrupper have meget til fælles og kun få forskelle i opsætningen, hvilket letter arbejdet med at få arbejdskalendere på plads.
Klik på 'Fortsæt'.

Nu er skallen til arbejdskalenderen defineret, og nu skal de særlige regler for denne kalender defineres via de undermenuer, der er åbnet:

Menupunktet 'Arbejdskalender info':

Vælg den arbejdstype, der skal være udgangspunkt for denne kalender. De tillæg der måtte blive oprettet kan have andre arbejdstyper.
Som udgangspunkt er kalenderen aktiv. Men det er her man kan vælge at 'slukke' for kalenderen fx i en periode, hvor man ikke har denne type medarbejdere i spil.
Link til Arbejdskalender bruges, hvis man har en standard kalender, hvor alle tillæg er opsat, så man ikke skal definere dem i hver enkelt kalender. Dette bruges dog sjældent, da det oftest giver mere mening, blot at kopier fra en anden kalender.
Arbejdskalenderen kan gøres individuel, så den kun bruges på en enkelt medarbejder.
Gøres arbejdskalenderen individuel, skal der vælges en specifik medarbejder her.
Definér hvilken lønperiode, arbejdskalenderen omhandler. Læs mere om Lønperiode.
Klik først 'Gem' når alle menupunkter er gennemgået og udfyldt.

Menupunktet 'Tolerance':

Tolerancer bruges til at skabe et tidsrum, hvor der ikke registreres præcise tider. Det er før og efter et møde- eller sluttidspunkt. Hvis en medarbejder skal møde kl. 07.00 kan man fx opsætte tolerance på begge sider af kl. 07.00 fx med et kvarter. Det betyder, at medarbejderen får mødetidspunkt 07.00, selvom vedkommende stempler ind fx 06.49 eller 07.09. I dette eksempel belønnes medarbejdere ikke for at møde for tidligt - men straffes heller ikke for at komme lidt for sent.

Indsæt her toleranceværdien før mødetidspunkt.
Indsæt her toleranceværdien efter mødetidspunkt.
Indsæt her toleranceværdien før sluttidspunkt.
Indsæt her toleranceværdien efter sluttidspunkt.
Klik først 'Gem' når alle menupunkter er gennemgået og udfyldt.

Menupunktet 'Afrunding'.

Afrunding gør det muligt at få stemplinger til at ramme et eksakt tidspunkt, selvom der stemples for tidligt eller sent i forhold til det planlagte. I modsætning til Tolerancer, der er bundet til bestemte tidspunkter, vil Afrunding være gældende hele døgnet.

De forskellige afrundingsmetoder sættes først op under menupunktet Generel Opsætning -> Afrundingsmetoder. Læs om opsætning af afrundingsmetoder her: Afrundingsmetode - SmartTID Portal Support

Når afrundingsmetoderne er defineret sættes afrunding for starttid og sluttid op:

Vælg afrundingsmetode for starttidspunktet
Vælg afrundingsmetode for sluttidspunktet
Vælg evt. afrundingsmetode for pause

Benyttes dette vil pausen blive afrundet, selvom der ikke stemples præcist.

Man kan definere, inden for hvilket tidsrum, der skal afrundes pause.
Man kan definere, inden for hvilket tidsrum, der skal afrundes pause.
Husk at gemme alle ændringer.

Menupunktet 'Helligdag'.

Her defineres, hvordan systemet skal opfatte helligdage:

Helligdage defineres her som søndage. Dette betyder, at hvis der arbejdes på en Helligdag, så vil man få de tillæg som er defineret for en søndag. Men kunne i princippet regnes for alle andre dage.
Selve setuppet til Helligdage er defineret under 'Generel Opsætning' -> 'Helligdage'. Læs mere her: Helligdag - SmartTID Portal Support

Det kan fx være nødvendigt at have flere slags helligdagskalendere for forskellige medarbejdergrupper - Funktionærer hhv. Chauffører, hvis sidstnævnte fx normalt arbejder på helligdage.

Husk at gemme alle ændringer.

Menupunktet 'Arbejdstid'.

Under 'Arbejdstid' defineres de normtidspunkter, arbejdskalenderen skal forholde sig til. Det vil sige de tidspunkter, der definerer medarbejderens arbejdsdag. Normtiden vil fx fremgå af lønbilaget og i kladden. Eventuelle selvbetalte pauser fratrækkes normtiden.

Efterlades et felt tomt, vil systemet ikke forholde sig til det - i tilfældet her er der ikke defineret arbejdstid for lørdag og søndag - derfor angives ingen normtid for disse dage.

Angiv starttidspunkt for arbejdsdagen pr. ugedag.
Angiv sluttidspunktet for arbejdstiden pr. ugedag.
Angiv evt. om givne dage altid skal registreres som en specifik arbejdstype.
Husk at gemme alle ændringer.

Menupunktet 'Pause'.

Ved opsætning af pause eller pauser klikkes først på '+Ny pause'. En dialogboks åbnes, hvor det kan defineres, hvordan pausen skal være. Disse forudsætninger beskrives herunder:

Opret nye pauser via knappen '+Ny pause'.
Pause start angiver det tidspunkt, hvor pausen begyndes.
Længde angiver i minutter, hvor lang pausen er.
Hvis en pause er relativ betyder det, at den indtræffer efter et vist tidsrum. I dette tilfælde ville det være efter 12 timer, hvis 'relativ' var valgt til.
Hvis pausen er betalt betyder det, at den er en del af arbejdstiden og ikke fratrækkes i normtiden
Her defineres hvilke ugedage pausen aktiveres.
Husk at gemme alle ændringer.

Menupunktet 'Tillæg'.

I forbindelse med pauser og tillæg optræder et begreb, 'relativ'. Hvis en pause er relativ, betyder det, at den defineres efter en tidsperiode og ikke efter et klokkeslæt. Det kunne fx være, at der udløses en pause efter 4 timers arbejde - uanset, om man mødte kl. 07.00 eller kl. 08.00. I modsætning til at pausen er styret efter klokkeslættet, så pausen altid aktiveres på samme tidspunkt, fx kl. 12.00.

For tillæg betyder det, at et givent tillæg fx kan udløses efter 7 timers arbejde uanset, om det er på et daghold eller et aftenhold.

Brug knappen '+Nyt tillæg' til at sætte et tillæg op.
Starttid definerer det klokkeslæt et tillæg begynder - eller det antal arbejdstimer der skal være passeret, før et relativt tillæg træder i kraft.

Her fortæller øverste linje, at tillægget træder i kraft efter 7,5 timers arbejde, fordi tillægget er relativt.

Sluttid definerer det antal timer et tillæg 'kører' - altså i hvor mange timer, man tildeles dette tillæg.

Her fortæller øverste linje, at tillægget 'kører' i 2 timer, fordi tillægget er relativt.

Tillægget skal være en arbejdstype Læs mere her.
Om et tillæg er relativt eller ikke relativt betyder, at det enten træder i kraft på et givent tidspunkt - fx kl. 15:30, eller at det træder i kraft efter et antal timer - fx efter 7.30 (7 timer og 30 minutter).
Angiver begyndelsen på et tidsrum, hvor et relativt tillæg kan udløses. Det kan fx være kl. 18:00. Tillægget kan dermed ikke udløses før dette tidspunkt. Dermed skal der på den ene side gå x-antal timer før tillægget træder i kraft, men det kan aldrig ske før kl. 18.

Det er ikke nødvendigt at angive et tidpunkt her - det er en ekstra mulighed for at kunne styre, hvornår relative tillæg udløses.

Angiver afslutningen på et tidsrum, hvor et relativt tillæg udløses. Det kan fx være kl. 20:00. Tillægget kan dermed løbe længere end til dette tidspunkt.
Tillægget sættes til udløsning på givne dage. I dette tilfælde er det for øverste lines vedkommende mandag, tirsdag, onsdag og torsdag. Samme relative tillæg gives også fredag - men dog efter kun 7 timer.
Tillægget 'Overtid2' gives hele døgnet lørdag og søndag - defineret ved at gå fra klokkeslættet 00:00 til kl. 00:00. Således tildeles tillægget i hele perioden en medarbejder, der måtte stemple ind i weekenden.
Husk at gemme opsætningen.

Menupunktet 'Tillæg'.

Det er muligt at styre hvilke profiler, der skal knyttes til en given arbejdskalender.

Her er det profilen TIME_FLEX, der er knyttet sammen med denne arbejdskalender.

Bemærk, at alle profiler kan knyttes til arbejdskalenderen, hvis ingen vælges.

Husk at gemme opsætningen.

Arbejdskalender info
Arbejdskalender kode	Unik kode, som SmartTID bruger til at skelne de forskellige kalendere fra hinanden.
Beskrivelse	Fritekstfelt til beskrivelse af denne kalender.
Arbejdstype	Vælg den arbejdstype, som kalenderen har som udgangspunkt. Tillæg kan lægge andre arbejdstyper til. Læs mere om arbejdstyper.
Aktiv	Om den pågældende kalender bruges eller ikke bruges pt.
Link til arbejdskalender	Man kan linke fra fx Kalender A til Kalender B på den måde, at Kalender B så får de samme tillæg, der er oprettet i Kalender A. På den måde undgår man at oprette tillæg alle steder og man slipper for at vedligeholde/redigere tillæggene flere steder i tilfælde af ændringer.
Individuel	Hvis arbejdskalenderen kun berører en enkelt medarbejder vælges 'Individuel'. Herefter vælges den givne medarbejder.
Medarbejder	Her vælges den enkeltmedarbejder som kalenderen måtte berøre, hvis den er individuel. Læs mere
Lønperiode	I feltet 'Lønperiode' angives om medarbejderen aflønnes hver 14. dag (udbetaling i lige eller ulige uger), eller en gang om måneden. Læs mere.

Tolerance	Tolerance før og efter start eller slut angiver et tidsinterval (det kan fx være 15 minutter før start), hvor man ikke kan stemple ind. Hvis en medarbejder fx stempler ind i tidsrummet 6:45 til 7:00, sættes starttid i kladden frem til klokken 7:00.
Tolerance før start	Tolerance før start - f.eks. 15 minutter før start - betyder, at man ikke kan stemple ind på eksakt minuttal. Hvis en medarbejder stempler ind i tidsrummet 6:45 til 6:59, sættes starttid i kladden til klokken 7:00.
Tolerance efter start	Tolerance efter start - f.eks. 15 minutter efter start - betyder, at man ikke kan stemple ind på eksakt minuttal. Hvis en medarbejder stempler ind i tidsrummet 7:01 til 7:15, sættes starttid i kladden til klokken 7:00.
Tolerance før slut	Tolerance før slut - f.eks. 15 minutter før slut - betyder, at man ikke kan stemple ud på eksakt minuttal. Hvis en medarbejder stempler ud i tidsrummet 15:15 til 15:29, sættes starttid i kladden til klokken 15:30.
Tolerance efter slut	Tolerance efter slut - f.eks. 15 minutter efter slut - betyder, at man ikke kan stemple ud på eksakt minuttal. Hvis en medarbejder stempler ud i tidsrummet 15:31 til 15:45, sættes starttid i kladden til klokken 15:30.

Afrunding
Afrundingsmetode start	Registreringer afrundes fx op til hele kvarter eller til nærmeste kvarter eller til halve time osv.
Afrundingsmetode slut	Registreringer afrundes fx op til hele kvarter eller til nærmeste kvarter eller til halve time osv.
Afrundingsmetode pause	Registreringer afrundes fx op til hele kvarter eller til nærmeste kvarter eller til halve time osv.

Helligdag
Dag når det er en helligdag	Feltet 'Dag når det er helligdag' angiver hvordan en helligdag skal behandles i tillægsberegningen. Det mest almindelige er, at den behandles som en søndag.
Helligdag	Angiver hvilket helligdagssetup, der skal bruges. Der kan være flere forskellige, som sættes op under 'Generel opsætning' -> 'Helligdag'

Arbejdstid
Mandag start .....	I feltet angives en medarbejders begyndelsestidspunktet for evt. normtid på en given dag. En eventuel egenbetalt pause vil blive fratrukket i normtiden.
Mandag slut ....	I feltet angives en medarbejders afslutningstidspunktet for evt. normtid på en given dag. En eventuel egenbetalt pause vil blive fratrukket i normtiden.
Mandag arbejdstype ...	Her kan angives, hvis det altid er en særlig arbejdstype, der knytter sig til en given dag.

For tillæg betyder det, at et givent tillæg fx kan udløses efter 7 timers arbejde uanset, om det er på et daghold eller et aftenhold.

Pause
Pause start	I 'Pause start' angives klokkeslæt for hvornår en pause skal starte.
Længde	I 'Længde' angives hvor lang tid pausen er.
Relativ	Hvis man markerer feltet 'Relativ', betyder det at 'Pause start' ikke angiver et klokkeslæt, men det antal arbejdstimer der skal gå, inden man trækker pausen.
Betalt	Hvis en pause er betalt af arbejdsgiveren angives dette ved at markere feltet 'Betalt'.
Mandag...	Ved markering i felterne 'Man'-'Søn', angives for hvilke ugedage pausen gælder.

Tillæg
Starttid	'Start' og 'Slut' angiver tidsintervallet for hvornår en arbejdstype skal udløses, se f.eks. tillægget med arbejdstypen 'Forskudt'.
Sluttid	'Start' og 'Slut' angiver tidsintervallet for hvornår en arbejdstype skal udløses, se f.eks. tillægget med arbejdstypen 'Forskudt'.
Arbejdstype	'Arbejdstype' indeholder den arbejdstype med typen 'Extra', som tillægget udløser. Læs mere.
Relativ	Hvis man markerer feltet 'Relativ' så angiver 'Relative start' og 'Relative slut' ikke klokkeslæt, men arbejdstimer. 'Relative start' angiver hvor mange arbejdstimer, der skal gå inden et tillæg udløses (fx efter 7.30 timer), og 'Relative slut' angiver hvor længe (i timer og minutter) et tillæg skal gælde (fx 2 timer).
Relativ fra	Angiver begyndelsen på et tidsrum, hvor et tillæg kan udløses. Det kan fx være kl. 18:00. Tillægget kan dermed ikke udløses før dette tidspunkt.
Relativ til	Angiver slutningen på et tidsrum, hvor et tillæg kan udløses. Det kan fx være kl. 23:00. Tillægget kan dermed kun udløses i tidrummet 18:00 til 23:00.
Mandag ....	Her markeres hvilke dage et tillæg skal gælde/udløses.

Arbejdstype Max
Arbejdstype
Gruppe ID
Max timer
Overført til arbejdstype

Profil

Her vælges hvilke profiler, der skal kunne vælge denne arbejdskalender.

Hvis ingen profil vælges vil den kunne vælges for alle profiler - men vælges én eller flere profiler, vil det kun være disse, der kan tildeles denne arbejdskalender. I praksis er dette en sikkerhedsforanstaltning, der mindsker muligheden for fejl, når man sætter nye medarbejdere op.

Gælder fra version:

Portal 0.3.3

Database 6.17.33

Vidensbase