Der er 4 niveauer for brugere i SmartTID.

SmartTID_SuperUser.
Har alle rettigheder i SmartTID inkl. opsætning og tildeling interne rettigheder i SmartTID. Eks. til hvilke medarbejdere andre brugere må se.

SmartTID_TeamLeader.
Må se og redigere egne medarbejdere og alt efter godkendelsesniveau (der tildeles af en SuperUser) må ændre, godkende og evt. bogføre registreringer i SmartTID.

SmartTID_User.
Må kun se registrere egen tid - fx via Timesheet eller smartphone. Bruges kun til brugere som skal kunne registrere tid.

SmartTID_Viewer.
Må se alle data, men ikke foretage ændringer. Bruges ofte til ledere og andre der kun skal kunne trække data ud af SmartTID i form af rapporter og analyser. Har kun adgang til de medarbejdere de er tildelt af en given SuperUser.

Til de fire niveauer kan der kobles brugerfiltre, så brugeren kan begrænses i at se alle og fx kun kan se visse medarbejdere lle visse kladder, afdelinger osv.
Læs om brugerfiltrering her.

Bruger info
 
System ID
Unik kode så SmartTID-systemet kan skelne forskellige brugere fra hinanden. Er en bruger oprettet som medarbejder, vil det være samme kode som medarbejderkoden og overføres automatisk, hvis funktionen 'Portalbruger' er valgt til.
Navn
Brugerens navn. Er en bruger oprettet som medarbejder, vil det være samme navn som medarbejderens navn og overføres automatisk, hvis funktionen 'Portalbruger' er valgt til.
Email
Brugerens e-mail. Er en bruger oprettet som medarbejder, vil det være samme e-mail som medarbejderens e-mail og overføres automatisk, hvis funktionen 'Portalbruger' er valgt til.
Kodeord
Kodeordet tastes her, og kan ikke ses efterfølgende. Er en bruger oprettet som medarbejder, vil det som udgangspunkt være samme kode som 'kodeord' under 'Indstillinger' og overføres automatisk, hvis funktionen 'Portalbruger' er valgt til. Når kodeordet ændres af brugeren, vil det ikke længere være det samme.
Sprog
Det sprog brugeren ser på portalen.
Tillad portal login
Om det skal være tilladt for brugeren at logge på portalen. Er en bruger oprettet som medarbejder, og hvis funktionen 'Portalbruger' er valgt til vil denne funktion automatisk være valgt til.
Web rolle
Der er fire niveauer med hver deres sæt af rettigheder, som i kombination med Godkenderniveau kan danne et helt præcist setup:
*Superbruger giver adgang til alle funktioner.
*Holdleder giver adgang til alle funktioner foruden grundlæggende setup.
*Bruger giver adgang til at se visse områder, men har ikke redigeringsret
*Viewer giver adgang til at se visse områder, men har ikke redigeringsret. 
Filter type
Vælge mellem 'Match en' og 'Match alle':
Match henviser til de filtre, der sættes op for brugeren i forhold til medarbejderafdeling, medarbejdergruppe, distrikt, profil, jobafdeling og jobgruppe.
*'Match en' betyder at bare ét af de filtre, der sættes op skal tages med i beregning.
*'Match alle' betyder at alle nævnte filtre skal tages med i beregning.
Adgang til Time Sheet
Om brugere skal have adgang til at kunne registrere timer direkte i Time Sheet.
Godkender niveau
 Der er 3 godkenderniveauer:
*1: Giver ikke adgang til at godkende og bogføre kladdelinjer.
*2: Samme som #1
*3: Giver adgang til at godkende og bogføre kladdelinjer.
Medarbejder afdeling
Vælg hvilke afdelinger brugeren skal have adgang til. Læs mere.
Afdeling
Koden for den eller de afdelinger som brugeren evt. skal tilknyttes. 
Afdelingsnavn
Navnet på denne/disse.
Medarbejder distrikt
Vælg hvilke distrikter brugeren skal have adgang til. Læs mere.
Distrikt
Koden for den eller de distrikter som brugeren evt. skal tilknyttes. 
Distriktsnavn
Navnet på dette/disse
Medarbejdergruppe
Vælg hvilke medarbejdergrupper brugeren skal have adgang til. Læs mere.
Medarbejdergruppe
Koden for den eller de medarbejdergrupper som brugeren evt. skal tilknyttes.
Medarbejdergruppe navn
Navnet på denne/disse.
Medarbejder profil
Vælg hvilke profiler brugeren skal have adgang til. Læs mere.
Profil
Koden for den eller de profiler som brugeren evt. skal tilknyttes.
Profil beskrivelse
Navnet på denne/disse.
Kladde
Vælg hvilke kladder brugeren skal have adgang til. Læs mere.
Kladde
Koden for den eller de kladder brugeren evt. skal tilknyttes.
Kladde beskrivelse
Navnet på denne/disse.
Job afdeling
Vælg hvilke jobafdelinger brugeren skal have adgang til. Læs mere.
Afdeling
Koden for den eller de afdelinger medarbejderen evt. skal tilknyttes.
Afdelingsnavn
Navnet på denne/disse.
Jobgruppe
Vælg hvilke afdelinger brugeren skal have adgang til. Læs mere.
Jobgruppe
Koden for den eller de jobgrupper medarbejderen evt. skal tilknyttes.
Jobgruppe beskrivelse
Navnet på denne/disse.
Gælder fra version:
Portal 0.3.3
Database 6.17.33