Time Sheet er et nyere modul i SmartTID, som egner sig rigtig godt til funktionærer samt andre der har behov for at registrere tid på bagkant. Det er en lidt anderledes måde at registrere på end vi ellers gør i SmartTID, og det er vigtig at nævne, at man bør vælge hvilken metode, man ønsker at medarbejderne benytter:
  • Skal den enkelte medarbejder registrere tid via SmartTID Terminal og/eller SmartTID Phone, hvor der stemples ind og ud når man kommer og går.
  • Eller skal den enkelte medarbejder anvende SmartTID Time Sheet, der gør det mere frit at registrere timer og opgaver.
  • De to kan kombineres, men risikoen for at foretage dobbeltregistreringer er overhængende, og vi anbefaler derfor, at man undlader at tillade begge metoder for den givne medarbejder.
Når registreringer er godkendt i Time Sheet, havner de i kladderne som alle andre og dermed kommer registreringerne også igennem 'overenskomstmotoren' i SmartTID for at sikre, at alle overenskomster, lokalaftale samt øvrige regler overholdes og beregnes i henhold til opsætningen.

I forhold til at sende registreringerne til kladden er det rart at vide for godkenderen, om timerne er kommet fra Timesheet eller fra en anden kilde. Det er også afgørende at vide, om registreringerne er godkendt af medarbejderen eller ej. Derfor findes en kolonne i kladden - Info - der viser netop dette:

Image Placeholder


Se her under brugere hvordan Time Sheet aktiveres for den enkelte medarbejder.

Registrér timer i Time Sheet

Klik i kalenderen på det tidspunkt, der ønskes en registrering for. Nu åbner en pop up, der giver mulighed for at vælge tidspunkt, (en anden) arbejdstype, skrive bemærkning, job (hvis dette modul er aktivt) mv. Husk at gemme efter udfyldning.

Image Placeholder

Man kan også trække i sin registrering for at øge tidsrummet eller formindske det.
Endelig er det muligt at trække sin registrering et andet sted hen - fx fra én dag til en anden eller kopiere den ved at holde CTRL-tasten på tastaturet nede og trække til det ønskede sted.

Funktioner i time sheet

Image Placeholder

  1. Skift mellem fuld skærm og normal skærm.
  2. Skift mellem lille, almindelig og stor visning. Det ændrer størrelsen i selve kalenderen så det eks. er nemmere at se de enkelte aftaler i stor visning, hvis der er mange mindre aftaler.


Image Placeholder

  1. Viser det samlede antal timer registreret for ugen. Her er faste pauser fra arbejdskalenderen fratrukket.
  2. Mulighed for at vælge andre medarbejdere på listen. Hvis der ikke er valgt nogen, så er det en selv (den bruger, man er logget ind med), der vises. Det er kun brugere med rettighed som holdleder eller superbruger, der kan se andre end sig selv. Via bruger filtrering styres hvilke medarbejdere den enkelte leder kan få lov at se.
  3. Vælg uge. Standard vises indeværende uge, men der er mulighed for at bladre x antal uger tilbage. Antal uger er som standard sat til 3, men kan rettes under systemopsætningen under fanen Time Sheet.
  4. Funktioner. Her gemmer sig følgende funktioner:
  • Godkend uge. Dette vil godkende hele ugen og efterfølgende låse den. Så når ugen er godkendt kan der ikke længere tastes i den - heller ikke på dage som ikke er udfyldt endnu. Godkendelsen vil overføre alle registreringer for ugen til kladden.
  • Kopier fra sidste uge. Mulighed for at kopiere alle registreringer fra ugen før som man så blot kan rette til.
  • Marker uge til kopiering. Med denne funktion lægges den aktuelle uge - altså den uge, der ses på skærmen - i en slags udklipsholder til kopiering. Denne kopierede uge kan nu overføres til hvilken som helst uge, man ønsker (inden for rammerne af de filtre der er sat op, dvs. visning af antal uger tilbage).
Image Placeholder
  • Indsæt markeret uge. Med denne funktion kan man indsætte det kopierede. Man kan indsætte det kopierede over flere uger - markeringen forsvinder først, når man klikker på 'krydset' og lukker markeringen. OBS - dette menupunkt fremkommer først, når der er foretaget en markering af en uge.
  • Fravær. Her er det muligt at "bestille" fravær frem i tid og se det øvrige planlagte fravær der tidligere har været lagt ind.
  • Saldo på tællere. Genvej til analyseværktøjet 'Saldo på tællere under [Rapporter]. Bemærk, at det er den aktuelle bruger, der kan vises tæller for.
  • Medarbejder. Genvej til den aktuelle medarbejder - redigering, stamoplysninger, fravær, tidsposter mv.

Yderligere funktioner


  1. Ud for de enkelte dage findes følgende dagsfunktioner:
Image Placeholder

  • Godkend. Godkender dagen og overfører denne til kladden. Der kan efterfølgende ikke rettes eller tilføjes registreringer på dagen
  • Kopier fra dagen før. Denne findes dog ikke under mandagen. Kopierer alle registreringer fra dagen før. Dette kræver at der ikke findes registreringer endnu på den dag man vil kopiere til.
  • Marker dag til kopiering. Med denne funktion lægges den aktuelle dag i en slags udklipsholder til kopiering. Denne kopierede dag kan nu overføres til hvilken som helst anden dag, man ønsker (inden for rammerne af de filtre der er sat op).
  • Indsæt markeret dag. Med denne funktion kan man indsætte det kopierede. Man kan indsætte det kopierede over flere dage - markeringen forsvinder først, når man klikker på 'krydset' og lukker markeringen. OBS - dette menupunkt fremkommer først, når der er foretaget en markering af en dag.
  • Kørselsgodtgørelse. Registrering af kørselsgodtgørelse skal være slået til i system opsætningen for at være synlig. Se mere her.

Tællere i Time Sheet.

Tidligere blev tællere opgjort hver søndag, nu opgøres de pr. dags dato. Det vil sige, at man hele tiden har et præcist billede af bevægelserne i tællerne mens der registreres.
I eksemplet her er det:
  1. Medarbejder BMW Auto, der ikke har registreret nogen timer den viste uge endnu.
  2. Tællerne er opdateret pr. 21/6 i dette tilfælde og for afspadsering vises 59,25 (medarbejderen har 59,25 timer til gode).
  3. For feriedage vises 2,24 (medarbejderen har 2,24 feriedage til gode).
  4. For Feriefritimer vises -8,00 (altså har medarbejderen brugt for mange feriefritimer).
Image Placeholder
Efter registreringer ser tælleren således ud:
Image Placeholder
  1. Der er nu registreret 16,00 timer for ugen
  2. Kontoen for afspadsering er øget.
  3. Der er brugt 2 feriedage.
  4. Feriefritimer er det samme.

Video

Her er en video som gennemgår de grundlæggende funktioner i Time Sheet.



Gælder fra version:
Portal 0.8.0
Database 6.18.30