Vidensbase

I SmartTID findes et evakueringsmodul, der giver mulighed for at evakuere både fra terminaler, phone-app og portal. Omdrejningspunktet er SmartTID Phone App, som er måden, der kommunikeres på til alle medarbejdere.

Forudsætninger:

SmartTIDs evakueringsløsning skal indgå som en aktiv del af de øvelser, der foretages på virksomheden. Modulet er et redskab, der binder medarbejdere og administrative sammen i en situation, hvor overblik og sikkerhed er vigtigst. Dette opnås kun, hvis brugen af modulet er rutine.

Alle medarbejdere skal oprettes som phonebrugere.

Hent SmartTIDs phoneapp her: 

Først og fremmest skal evakueringsmodulet slås til. Dette sker under IT-opsætning, hvorefter evakueringsmenuen vil fremkomme. Bemærk, at jeres konsulent skal hjælpe med at få evakueringsknappen opsat i phone-appen.

Vær også opmærksom på, at denne ydelse henhører under 'Plus-pakken', der har andre abonnementspriser end 'Standard-pakken'.

For at kunne sende oplysninger om evakueringen, skal der etableres evakueringsdata, som er typer af beskeder, der ligger i et arkiv.

Der er tre typer af beskeder, som det ses under punkt 4:

Teksterne kan markeres med 'default', hvilket vil sige, at det er disse tekster, der kommer ud, når hhv. evakuering igangsættes (1+2) eller afblæses (3).

Det er desuden muligt at sende en akut besked, hvilket beskrives nedenfor.

I eksemplet har er der oprettet 2 af hver type besked - der kan oprettes så mange som man ønsker. Der er kun én fra hver type, der kan bruges som default.

På terminalerne vil der være en evakueringsknap (1), der altid er synlig.

Hvis man aktiverer denne, vil der komme et pop upvindue, der beder om bekræftelse (2).

Idet man bekræfter, vil skærmen vise en bjælke, der viser, at evakueringen er i gang (3) samt beskedtype 1+2, altså besked om adfærd eller handling samt oplysning om samlingssted.

Evakueringsvinduet vises så længe det ikke er lukket (4). Hvis først det er lukket, vil der ikke være informationer om evakuering før evt. nye beskeder udsendes eller afblæsning aktiveres.

Det er kun muligt at sende evakueringsvarsel én gang. Hvis først der er evakueret et sted fra, kan der ikke evakueres igen. Ønsker man mere information ud til medarbejderne eller have signalet ud igen, så kan man sende en akut besked - mere om dét nedenfor.

På medarbejdernes telefoner vil evakueringsvinduet vises med valgte tekster og evakueringslyd/alarm.

Alle medarbejdere, der er stemplet ind før evakueringen sættes i gang får tilsendt en notifikation på deres mobiltelefon, hvis de har SmartTID Phone installeret. Bemærk, at evakueringslyden kun kommer frem, hvis telefonen ikke er sat til lydløs eller flytilstand.

Under evakueringen er det muligt at sende akutte beskeder. Det kan fx være en status på begivenheden, en besked om tidsramme eller at samlingsstedet ændrer sig. 

Holdleder/superbruger har adgang til en evakueringsliste. Listen omfatter alle, der er registreret som stemplet ind på det givne tidspunkt for dagen - det gælder også gæster.
Listen er dynamisk, hvilket gør, at medarbejderen på listen kan skifte status fra 'Ikke evakueret' til 'Evakueret'. Den kan i tillæg hertil sorteres efter denne status.

Listen kan udelukkende tilgås i portalløsningen - altså i en browser. Det vil betyde, at det nemmeste er at betjene den på en computer eller evt. en tablet. Den/de evakueringsansvarlige må således have en computer med sig.

Når der klikkes på knappen 'Ikke evakueret' vil denne skifte til 'Evakueret'. Det er muligt at sortere på denne kolonne, så man kan få de 'ikke evakuerede' øverst.

Når evakueringen er til ende, skal den afbrydes, og der vil blive sendt en ny notifikation til alle medarbejdere.