Importer medarbejdere fra Excel eller CSV

Medarbejdere kan importeres til SmartTID fra enten en Excel- eller en CSV-fil.

Funktionen ligger på siden Medarbejdere under knappen Import/eksport.

Image Placeholder

Begge typer filer kan indeholde de felter/kolonner, der er beskrevet i listen nedenfor, selvom de ikke alle er udfyldt med data. Vær opmærksom på, at felterne/kolonnerne ikke skal have overskrifter - det er kun 'rene' data, der importeres.

For at datoer (der skrives YYYYMMDD) opfattes korrekt af Excel, skal kolonnens format være indstillet til 'Tekst'. På den måde konverterer Excel ikke datoformatet til 'noget andet'. Det samme gælder f.eks. kolonne A, hvis man ønsker foranstillede nuller i medarbejderkode.

Bemærk også, at det er koderne for f.eks. skabelon, afdeling, kladde, job og arbejdskalender, der skal angives. Systemet genkender ikke beskrivelsen eller navnet på f.eks. en afdeling.

Følgende felter/kolonner kan være med i filerne:

Feltnr
Excel kolonne
Felt/kolonne
Skal udfyldes
Beskrivelse
1
A
Medarbejderkode
Ja
Op til 20 tegn i tekst og tal
2
B
Navn
Ja - kun ved ny medarbejder
Op til 50 tegn
3
C
Startdato - ansættelsesdato
Ja - kun ved ny medarbejder
Format YYYYMMDD
4
D
Skabelon kode
Nej
Op til 20 tegn
5
E
Adresse
Nej
Op til 50 tegn 
6
F
Postnr.
Nej
Op til 20 tegn
7
G
By
Nej
Op til 50 tegn
8
H
Telefon
Nej
Op til 50 tegn
9
I
Mobil
Nej
Op til 50 tegn
10
J
E-mail
Nej
Op til 50 tegn
11
K
Fødselsdato
Nej
Format YYYYMMDD
12
L
Afdelings kode
Nej
Op til 20 tegn
13
M
Initialer
Nej
Op til 10 tegn
14
N
Slutdato
Nej
Hvis fratrædelsesdato kendes
Format YYYYMMDD
15
O
Pin
Nej
Op til 20 tegn
16
P
Arbejdskalender kode
Nej
Op til 20 tegn
17
Q
Kladde kode
Nej
Op til 20 tegn
18
R
Job kode
Nej
Op til 20 tegn
19
S
Jobgruppe kode
Nej
Op til 20 tegn
20
T
AppPassword
Nej
Skal udfyldes hvis felt nr. 27 = 1 (Ja)
Det password medarbejdere skal bruge til at logge på sin smartphone
21
U
Medarbejderkode 2
Nej
Hvis der skal anvendes et alternativt medarbejdernr. til f.eks. lønsystem
22
V
Aktiv
Nej
0 = Inaktiv
1 = Aktiv
23
W
Overfør til løn
Nej
0 = Nej
1 = Ja
24
X
Landekode (sprog)
Nej
hvis ikke udfyldt = DK
DK = Dansk
EN = Engelsk
DE = Tysk
NO = Norsk
SE = Svensk
PT = Portugisisk
PL = Polsk
LT = Litauisk
25
Y
Distrikts kode
Nej
Op til 20 tegn
26
Z
Lønbilag
Nej
hvis ikke udfyldt = STANDARD
Op til 20 tegn
27
AA
Brug Smart Phone
Nej
0 = Nej
1 = Ja (felt nr. 20 skal udfyldes)
28
AB
Tilskrivnings kode
Nej
Op til 20 tegn
29
AC
Pårørende
Nej
Op til 50 tegn. Frit format.
30
AD
Dimensions kode 1
Nej
Op til 20 tegn.
Dimension 1 skal være markeret for 
"Tilgængelig medarbejder".
Se her. 
31
AE
Dimensions kode 2
Nej
Op til 20 tegn.
Dimension 2 skal være markeret for 
"Tilgængelig medarbejder".
Se her. 
32
AF
Dimensions kode 3
Nej
Op til 20 tegn.
Dimension 3 skal være markeret for 
"Tilgængelig medarbejder".
Se her. 
33
AG
Dimensions kode 4
Nej
Op til 20 tegn.
Dimension 4 skal være markeret for 
"Tilgængelig medarbejder".
Se her. 
34
AH
Dimensions kode 5
Nej
Op til 20 tegn.
Dimension 5 skal være markeret for 
"Tilgængelig medarbejder".
Se her. 
35
AI
Dimensions kode 6
Nej
Op til 20 tegn.
Dimension 6 skal være markeret for 
"Tilgængelig medarbejder".
Se her. 
36
AJ
Dimensions kode 7
Nej
Op til 20 tegn.
Dimension 7 skal være markeret for 
"Tilgængelig medarbejder".
Se her. 
37
AK
Dimensions kode 8
Nej
Op til 20 tegn.
Dimension 8 skal være markeret for 
"Tilgængelig medarbejder".
Se her. 
38
AL
Dimensions kode 9
Nej
Op til 20 tegn.
Dimension 9 skal være markeret for 
"Tilgængelig medarbejder".
Se her. 
39
AM
Dimensions kode 10
Nej
Op til 20 tegn.
Dimension 10 skal være markeret for 
"Tilgængelig medarbejder".
Se her. 

Importen opretter medarbejdere, som ikke er oprettet i forvejen og opdaterer informationer på dem, der findes i forvejen.

Der kan godt være flere poster med samme medarbejder, hvis man f.eks. vil sætte flere jobs eller jobgrupper på. Her skal alle linjer så indeholde de samme medarbejderinformationer.

Hent en CSV-fil-skabelon her. (Og husk at slette de data, der ligger som eksempel.)
Hent en Excel-fil-skabelon her. (Og husk at slette de data, der ligger som eksempel.)
Felterne 32-39 er gældende fra version 8.1.0
Felterne 29 - 31 er gældende fra version 7.5.0
Gældende fra version 7.2.0