Det er muligt at filtrere sine medarbejdere på mange måder i SmartTID. Ofte er filtrene foruddefineret som man ser det fx i kladden og på medarbejderoversigten - men kan kan også danne sine egne filtre via funktionen 'Medarbejderfilter'.
Et medarbejderfilter deler medarbejderne op via forskellige parametre, som man selv kan vælge - det kræver bare, at man har noget at dele medarbejderne op i - fx kladder, afdelinger, profiler, medarbejdergrupper, jobgrupper mv.
Medarbejderfiltrene vil så kunne bruges til at filtrere eller opdele medarbejderne på siderne:
- Medarbejder
- Kladde
- Overfør til løn
Medarbejderfilteret kan også være tilgængeligt på visse specialsider (moduler), som ikke alle kunder dog har behov for/adgang til:
- SmartPunkt
- TimeSheet
- Teamplanlægning
- Vagtplanlægning
For at oprette et medarbejder filter, skal man ind under menuen 'Generelle indstillinger':
- Klik på menuen 'Generelle indstillinger'.
- Vælg 'Medarbejderfilter'.
- Klik på '+Nyt medarbejderfilter'. Det er en blå knap i øverste venstre hjørne. Denne knap er ikke vist på ovenstående billede.
- Opret en kode og en tilhørende beskrivelse. Det behøver ikke at være samme tekst, men godt at have forklarende, meningsgivende tekst.
- Man kan vælge en farve til det givne filter. Dette bruges i grafiske oversigter som fx i Team-modulet. det er valgfrit, om der skal være en farve på.
- Man skal vælge om filteret skal matche én eller matche alle parametre. Det betyder, om filteret skal stemme overens med bare ét parameter eller om alle parametre skal stemme samtidig. Hvis man fx sætter parametrene kladde til 'Havn', distrikt til 'Nordkaj' og kvalifikation til 'Truck', så kan man med 'Match én' få vist alle de medarbejdere, der har enten Havn, Nordkaj eller Truck knyttet til sig. Men vælger man 'Match Alle', vil filtreringen kun vise de medarbejdere, der samtidig har Havn, Nordkaj og Truck tilknyttet, hvilket som regel vil være en mindre gruppe.
- Vælg om filteret kun skal benyttes til ansatte eller skal kunne bruges på filtrering af tidligere ansatte også.
Nu er filteret klar til at blive konfigureret, og efter 'Gem' vil en oversigt over oprettede filtre fremkomme. Her vælges det filter, man ønsker at konfigurere eller redigere. Når filteret er valgt ved at klikke på det, åbner denne pop up, hvor fanen 'Filter konfiguration' (1) er valgt:
Her er valgt to filtre: Profil og Kladde. Der kan sættes flere filtre op eller der kan laves færre. På billedet her er der klikket på 'Kladde' til højre (2), der således er foldet ud, hvilket viser de filtermuligheder, der er for kladde. Af disse er 'Løsarbejdere' (3) slået til. Der kan slås flere til, hvis det ønskes, eller man kan helt undlade at filtrere på kladde.
Når konfigurationen er på plads, skal det markeres på hvilke sider, man ønsker at se medarbejderfilteret:
Bemærk: Hvis der findes et medarbejderfilter, vil det altid være tilgængeligt i TimeSheet og under løn, på siden 'Overfør til løn':
Således kan man fx afgrænse hvilke medarbejdere, man overfører løn til, og dermed kan man overføre løn 'lidt af gangen', hvis det ønskes.