På SmartTID Portalen er der en tile (en slags info-boks), der viser medarbejdernes overskridelser af reglerne for:
- 11 timers reglen
- 48 timers reglen
- Nærved overskridelse af 48 timers reglen
- Ugentligt fridøgn
Når man trykker på en af linjerne på tilen, åbner en Analyse, hvor man kan se hvem der har overskredet
en regel og hvornår. Rettighedsstyring sikrer at en medarbejder kun ser egne data.
For de enkelte regler er der Analyser som for hver regel dokumenterer
- Hvem har overtrådt reglen.
- Hvem har potentielt overtrådt eller været nærved.
- Hvornår er det sket.
Opsætning
Under IT opsætning/ System opsætning/ fanen Arbejdstidsdirektiv skal man sikre sig, at feltet 'Aktiver funktionalitet EU arbejdstidsdirektiv' er sat til Ja.
Vær opmærksom på, at hvis den ændres, så skal man huske at trykke på knappen 'Gem' for at få ændring opdateret!
Rettigheder
I SmartTID er de viste informationer styret af hvilke rettigheder du har.
- Medarbejderen kan trække og se egne potentielle eller faktuelle overtrædelser af reglerne.
- Holdleder kan trække og se egne og egne medarbejderes potentielle eller faktuelle overtrædelser af reglerne.
- SuperUser kan trække alle medarbejderes potentielle eller faktuelle overtrædelser af reglerne.
🤔Advis 11 timers reglen
I SmartTID beregner vi både faktuelle overskridelser af reglen og potentielle overskridelser.
- Faktuelt:
- Når medarbejderen stempler Komme og det ikke er 11 timer siden der blev stemplet Gå, kommer der et advis – på skærmen til medarbejderen og en mail til holdleder.
- Potentielt:
- Når medarbejderen stempler Gå og der er mindre end 11 timer til arbejdsplanen har en forventet Komme, kommer der advis – på skærmen til medarbejderen og mail til holdleder.
- Potentielt:
- Advis for overskridelse af 11 timers reglen vil også blive udløst allerede når man opretter/ ændrer
- Arbejdskalender
- Arbejdsskift
- Opsætter arbejdsskift direkte på medarbejderen
- Indtaster linjer med komme/ gå på en medarbejder i kladden
Mailadvis kommer i opdatering 8.3.
📄Dokumentation 11 timers reglen
Det er muligt at trække dokumentationen i form af en Analyse, flere steder i SmartTID.
Under Rapporter/ Analyser kan man finde ’11 timers reglen’.
Det er den samme Analyse der åbnes, hvis man trykker på linjen vedr. 11 timers reglen på tile’n.
Analysen ser således ud:
Gul prik: Potentiel overskridelse af 11 timers reglen ved Gå - stempling
Rød prik: Overskridelse af 11 timers reglen ved Komme - stempling
Hvis antal timer mellem seneste Gå og Komme er op til om med 11 timer, vil den blive vist i Analysen.
Opsætning af 48 timers reglen
Følgende 2 opsætningspunkter skal være afklarede, før beregningen kan foretages:
- Definition af referenceperiode
- Udvælgelse af arbejdstyper til beregning
Konkret følger beregningen følgende formel:
Summeret arbejdstid med udvalgte arbejdstyper / Antallet af uger i
referenceperioden (6 måneder = 26 uger og 4 måneder = 18 uger) = Gennemsnitlig
ugentlig arbejdstid.
Du kan læse meget mere om opsætningen her på Smartsupport:
🤔Advis 48 timers reglen
Beregning af overskridelser eller nærved overskridelse til tile på Portal dashboard, sker en gang om ugen. Natten til mandag beregnes for den foregående periode på 4 måneder eller 6 måneder for mobile medarbejdere.
Det opsættes i Systemparametre hvordan man vil definere nærved overskridelse af 48 timers reglen. Man kan eks. indsætte 45 timer i parameteren, så vil nærved overskridelse være medarbejdere der ligger i intervallet mellem 45 og 48 timer i gennemsnit pr. uge over 4 eller 6 måneder.
📄Dokumentation 48 timers reglen
På medarbejder oversigten kan man tilføje feltet 'Gns. antal timer pr. uge'. Feltet indeholder det beregnede gennemsnit af timer for den enkelte medarbejder, beregnet over 4 eller 6 måneder, afhængig af den valgte profil medarbejderen er tilknyttet.
Der kan sorteres på feltet, således at man kan få de højeste timetal øverst.
Det er også muligt at trække dokumentationen i form af en Analyse, flere steder i SmartTID.
Under Rapporter/ Analyser kan man finde 
Det er den samme Analyse der åbnes, hvis man trykker på en af de to linjer vedr. 48 timers reglen på tile’n.
Analysen ser således ud når man har klikket på timetallet:
Analysen viser det gennemsnitlige timetal for medarbejderen og yderst til højre kan man se samlede antal timer.
Det er det totale antal timer over 18 uger (4 mdr.) for de arbejdstyper der har markering for Arbejdstidsdirektiv. I illustrationens første linje er det altså 1048,90/ 18 (taget fra medarbejderens profil) = 58,27 i gennemsnit.
Hvis man er interesseret i at se hvordan medarbejderen har arbejdet i referenceperiodens enkelte uger kan man klikke på '>' ud for medarbejderen.
🤔Advis Ugentligt fridøgn
Hver nat kører der et tjek for om medarbejderne har haft en ugentlig fridag de seneste 7 dage. Hvis der er overtrædelser bliver der sendt en mail til medarbejderens holdleder.
Mailadvis kommer i opdatering 8.3.
📄Dokumentation Ugentligt fridøgn
Det er muligt at trække dokumentationen i form af en Analyse, flere steder i SmartTID.
Under Rapporter/ Analyser kan man finde ’Ugentligt fridøgn – overblik’.
Det er den samme Analyse der åbnes, hvis man trykker på linjen vedr. Ugentlig fridøgn på tile’n. Når man trykker på tile'n tager den udgangspunkt i dags dato og 7 dage baglæns.
Analysen ser således ud:
I det viste eksempel er der taget udgangspunkt i at datoen er den 14-05-2024.
Disclaimer
SmartTID leverer funktionalitet der kan dokumentere overskridelser af reglerne om hviletid, 11 timers reglen og ugentligt fridøgn, samt reglerne om max 48 timers gennemsnitlig arbejdstid over en referenceperiode på 4 eller 6 måneder.
Funktionaliteten er et udtryk for den tolkning, som SmartTID til en hver tid har af reglerne. I takt med at reglerne bliver mere specifikt beskrevet og der evt. falder domme omkring tolkning af reglerne, vil vi tilrette SmartTID så funktionaliteten vil være i overensstemmelse med praksis på området.
Men det vil til hver en tid være virksomhedens eget ansvar at dokumentation af overtrædelser er korrekte.
Version 1: Opdatering 8.2 - Maj 2024