EU Arbejdstidsdirektiv - SmartTID Portal Support

Når EU’s arbejdstidsdirektiv træder i kraft er der brug for et tidsregistreringssystem som er objektivt, pålideligt og tilgængeligt, som det står i direktivet.

Med SmartTID får du et tidsregistreringssystem hvor både medarbejdere og virksomhed kan følge udviklingen i medarbejdernes arbejdstider.

Vi har ikke kun fokus på overskridelser af reglerne, men også på at virksomheden vil kunne være pro-aktive ved potentielle overskridelser.

Vi sender Advis om potentielle overskridelser af reglerne.
Vi sender Advis om overskridelser af reglerne.

På SmartTID Portalen er der en tile, der viser medarbejdernes overskridelser af reglerne for

11 timers reglen
48 timers reglen
Nærved overskridelse af 48 timers reglen
Ugentligt fridøgn

Når man trykker på en af linjerne på tilen, åbner en Analyse, hvor man kan se hvem der har overskredet

en regel og hvornår. Rettighedsstyring sikrer at en medarbejder kun ser egne data.

For de enkelte regler er der Analyser som for hver regel dokumenterer

Hvem har overtrådt reglen.
Hvem har potentielt overtrådt eller været nærved.
Hvornår er det sket.

Rettigheder

I SmartTID er de viste informationer styret af hvilke rettigheder du har.

Medarbejderen kan trække og se egne potentielle eller faktuelle overtrædelser af reglerne.
Holdleder kan trække og se egne og egne medarbejderes potentielle eller faktuelle overtrædelser af reglerne.
SuperUser kan trække alle medarbejderes potentielle eller faktuelle overtrædelser af reglerne.

🤔Advis 11 timers reglen

I SmartTID beregner vi både faktuelle overskridelser af reglen og potentielle overskridelser.

Faktuelt:

Når medarbejderen stempler Komme og det ikke er 11 timer siden der blev stemplet Gå, kommer der et advis – på skærmen til medarbejderen og en mail til holdleder.

Potentielt:

Når medarbejderen stempler Gå og der er mindre end 11 timer til arbejdsplanen har en forventet Komme, kommer der advis – på skærmen til medarbejderen og mail til holdleder.

Potentielt:

Advis for overskridelse af 11 timers reglen vil også blive udløst allerede når man opretter/ ændrer

Arbejdskalender
Arbejdsskift
Opsætter arbejdsskift direkte på medarbejderen
Indtaster linjer med komme/ gå på en medarbejder i kladden

📄Dokumentation 11 timers reglen

Det er muligt at trække dokumentationen i form af en Analyse, flere steder i SmartTID.

Under Rapporter/ Analyser kan man finde ’11 timers reglen’.

Det er den samme Analyse der åbnes, hvis man trykker på linjen vedr. 11 timers reglen på tile’n.

Analysen ser således ud:

Gul prik: Potentiel overskridelse af 11 timers reglen ved Gå - stempling

Rød prik: Overskridelse af 11 timers reglen ved Komme - stempling

Hvis antal timer mellem seneste Gå og Komme er op til om med 11 timer, vil den blive vist i Analysen.

Opsætning af 48 timers reglen

Følgende 2 opsætningspunkter skal være afklarede, før beregningen kan foretages:

Definition af referenceperiode
Udvælgelse af arbejdstyper til beregning

Konkret følger beregningen følgende formel:

Summeret arbejdstid med udvalgte arbejdstyper / Antallet af uger i referenceperioden (6 måneder = 26 uger og 4 måneder = 18 uger) = Gennemsnitlig ugentlig arbejdstid.

Du kan læse meget mere om opsætningen her på Smartsupport:

Arbejdstidsdirektiv og 48-timers reglen – Opsætning og Beregning - SmartTID Portal Support

🤔Advis 48 timers reglen

Beregning af overskridelser eller nærved overskridelse til tile på Portal dashboard, sker en gang om ugen. Natten til mandag beregnes for den foregående periode på 4 måneder eller 6 måneder for mobile medarbejdere.

Advis sker i form af en mail til Holdlederen for medarbejdere der overskrider – eller er nær ved at overskride reglen.

Det opsættes i Systemparametre hvordan man vil definere nærved overskridelse af 48 timers reglen. Man kan eks. indsætte 45 timer i parameteren, så vil nærved overskridelse være medarbejdere der ligger i intervallet mellem 45 og 48 timer i gennemsnit pr. uge over 4 eller 6 måneder.

📄Dokumentation 48 timers reglen

På medarbejder oversigten kan man tilføje feltet 'Gns. antal timer pr. uge'. Feltet indeholder det beregnede gennemsnit af timer for den enkelte medarbejder, beregnet over 4 eller 6 måneder, afhængig af den valgte profil medarbejderen er tilknyttet.

Der kan sorteres på feltet, således at man kan få de højeste timetal øverst.

Det er også muligt at trække dokumentationen i form af en Analyse, flere steder i SmartTID.

Under Rapporter/ Analyser kan man finde ’48 timers reglen – overblik’.

Det er den samme Analyse der åbnes, hvis man trykker på en af de to linjer vedr. 48 timers reglen på tile’n.

Prototypen af Analysen ser således ud:

Hvis man klikker på ’+’ ud for en medarbejder vil Analysen åbne sig så man kan se arbejdstimerne i de enkelte uger i perioden på 4 eller 6 måneder.

🤔Advis Ugentligt fridøgn

Hver nat kører der et tjek for om medarbejderne har haft en ugentlig fridag de seneste 7 dage. Hvis der er overtrædelser bliver der sendt en mail til medarbejderens holdleder.

📄Dokumentation Ugentligt fridøgn

Det er muligt at trække dokumentationen i form af en Analyse, flere steder i SmartTID.

Under Rapporter/ Analyser kan man finde ’Ugentligt fridøgn – overblik’.

Det er den samme Analyse der åbnes, hvis man trykker på linjen vedr. Ugentlig fridøgn på tile’n.