Det sker at vores kunder undrer sig over, at der er forskel på totaltid i kladden og fx tidspostanalyse eller lønoverførsel.
Grunden er, at SmartTID omregner timer, minutter og sekunder til decimaltal, og at vi for overskuelighedens skyld først foretager den præcise omregning ved bogføring - fx regner vi ikke sekunder med i visningen i kladden, fordi vi dér kun tager to decimaler med (timer, minutter)*.
Derfor kan man opleve, at der er mindre forskelle, når man sammenholder en kladdelinje med hvad der senere viser sig i bogføringen. Særligt tydeligt bliver det, hvis man selv summerer et antal kladdelinjer, hvor man vil få et andet billede af, hvad der er korrekt i forhold til det senere bogførte.
Kladden er ikke et oversigtsværktøj, men en dag-til-dag afspejling af hvad der foregår. Det samlede, korrekte og perfekt afrundede, får man først, når man går i tidspost- eller jobanalyse og ser nærmere på en periode eller enkeltdage.
Lidt det samme ser man på lønbilaget, hvor vi også må gå på kompromis, når vi viser de summerede tal. Det vil sige, at der kan være forskel på summen af enkeltlinjer og det summerede totaltal.
Som man kan se af eksemplet nedenfor, så bliver 7 minutter rundet til 0,12, selvom det er 0,116666666. Så 7 minutter + 7 minutter = 14 minutter. Eller afrundet er det 0,12 + 0,12 = 0,24. Men systemet regner i alle decimaler, og dermed er det faktisk 0,0233333332... som rundes af til 0,23.
For at slå fast: det er de korrekte værdier, der bliver sendt videre til lønsystemer og i udtræk til løn. Men når man skal vise disse tal, er det altid et udtryk for kompromiser, og derfor kan det se forkert ud - uden at være det.
*Det er jo egentlig nemt nok: 6 minutter er 0,1 timer, 12 minutter er 0,2 timer osv. Men hvad er så 7 minutter? Jo, det er 0,116666666, hvilket rundes af til 0,12 i kladden. Men 7 minutter og 33 sekunder ville være 0,1258888888 - hvilket ville rundes op til 0,13 hvis vi tog alt med. Men da vi for at holde kladden smidig og hurtig - og ikke gøre den til et analyseværktøj - udelades sekunderne, og så 'mangler' der 0,058888888, hvilket svarer til 0,1.
Summerer man flere kladdelinjer op, så vil den skævhed vokse sig tydelig - og derfor bør man først forholde sig til det samlede resultat, når der er bogført.